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案例研究
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杰姬一听见电话铃响就去接听。有些来电的确值得接听，而有些却不值得接听。即便是值得接听的电话，由于呼叫者事先未做准备，通话似乎总也完不了。杰姬不想让对方觉得自己不礼貌，但她的确有很多活儿要干。
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杰姬开始思考该怎么办。如果她认为时间很宝贵并希望准时下班，就应该长话短说，让通话尽快结束。杰姬发现电话是她最大的干扰者。当她开始专心致志地打电话时，她发现每天可以节省出30~60分钟。
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如何有效使用语音信箱
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即使一天或一周不在办公室，许多人却从来不更换自己的语音留言。下列两种方法能帮助你提高职业素养：
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① 一周更换一次语音留言，告诉呼叫者这是哪周和你的日程安排。
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② 每天更换一次语音留言，告诉呼叫者当天的日期和你的日程安排。
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更换语音留言的好处
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• 显得更职业化。
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• 促使呼叫者留下信息，以便你能帮助呼叫者。
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• 留给呼叫者一个印象：语音信箱对你很重要，你会查看它。（这将减少他们按“0”转接总机并要求传呼你或转接团队中的其他人的可能性。）
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你还可以向呼叫者提供以下四种选择：
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• 如果呼叫者必须立即找到人通话，可以让他们联系别的人。
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• 其他可以立即联系到你的电话号码或传呼号码。
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• 呼叫者可以按“0”转接总机（以转接其他人）。
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• 呼叫者可以在语音信箱中留言。
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技巧：
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变更语音留言表明你尊重呼叫者，如果呼叫者需要立即回复可以不必等你的回电。
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案例研究
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格洛丽亚讨厌电话。她会检查自己的语音留言并迅速给对方回复，但对方总是转接语音信箱。她想给对方一个“别出心裁”的留言。让格洛丽亚最得意的留言是：“猜猜我是谁，猜猜我的电话号码是多少，猜猜我想干什么？”
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格洛丽亚开始意识到，“或许是我的问题。如果我语音信箱的问候语能够告诉呼叫者我真正想帮助他们，我可以不必和他们通话，而将他们需要的答案留在他们的语音信箱中。”因为最浪费时间的事情就是打电话，这么做的确可以节省时间。于是格洛丽亚开始每天变更语音留言，呼叫者也开始留下明确的语音留言，结果让格洛丽亚大吃一惊：她每天真的能节省出大量时间。
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从语音信箱问候语中表示希望得到
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• 呼叫者的姓名。
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• 呼叫者的电话号码。
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• 致电的性质或缘由。
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