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• 如果呼叫者需要回复，你最合适在什么时间给他们回电。（这将增加当你回电时，对方在电话旁的概率，从而不必留言。）
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如何做到节省时间：
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① 不用猜测就可以知道对方的姓名。
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② 不必查找对方的电话号码。
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③ 不必直接通话，可以将呼叫者所需的答案留在其语音信箱中。
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④ 让呼叫者告诉你何时回电，避免你给他们的语音信箱留言。
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当你给他人的语音信箱留言时
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如同要求对方在自己语音信箱留下详细的留言，你也要设法这么做。这就是我拿起电话前会先做计划的原因。在当今喧嚣的世界中，你应该估计到，给某人打电话时很可能会转接到语音信箱。打电话前先作计划，如果对方转接到语音信箱，简明扼要地留下自己的信息。告诉对方先前讨论过的所有细节，并设定一个请对方回复的最后期限。特别是在留自己的电话号码时，要说得慢一点，让对方有时间记下来。
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技巧：
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电话号码要重复一遍，在留言的开头说一遍，结束时再说一遍。这样，如果对方第一次没听清你的电话号码，可以不必重听整条留言。
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如果可能，留言不要超过30秒。否则，对方可能只回复部分留言内容甚至根本不回复。
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其他语音信箱技巧
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1. 如果你回电时不需要直接和对方通话，只是留给对方所需要的信息，那么可以选择对方不在电话旁的时间打过去（这可以减少交谈的时间）。
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2. 如果你需要对方提供信息却不想与其直接通话，可以建议他们发电子邮件给你。
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3. 如果可能，在24小时内回复所有留言，即便时间已到了晚上且你知道对方不在电话旁（或许你可以解释一下，没能尽快回电话的原因）。
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4. 如果你接到的是一个促销留言且并不感兴趣，那么给对方留言，礼貌地表明你不感兴趣或有兴趣的时候再联系对方（这将有助于减少以后此类语音留言，显得你更加职业化）。
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快速技巧
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√ 问问自己：“我真的必须马上处理这件事吗？”
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√ 当你正在从事重要的任务或项目时，在工位或办公室外面挂上一张蔬菜的图片。
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√ 当你在做“素食”工作或需要集中精力的时候关上门，并设法保持1个小时以上。
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√ 如果你是一名管理者或领导者，就要设法每天至少三次走出办公室去看看下属。
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√ 早上上班第一件事，先告诉你最大的干扰者这一天你会很忙，直到午餐时间才有可能和他们聚聚。
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√ 找间会议室工作，并关上门，躲开干扰。
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√ 在干扰别人前先问问：“你有空吗？”要求别人对你也这么做。
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√ 在电脑上留出时间做重要的工作。
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