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然而，卡伦有一个不为人知的秘密。她管理的文件超过30种，要迅速查找某个文件非常麻烦。她经常复制两份复印件并放进不同类别的文件夹中。她觉得自己必须简化系统。
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卡伦逐一写下各个文件类别的名称，并寻找其中的共性。经过第一轮合并后，她将文件类别减少到15个；第二轮，减少到10个。现在这个简单的文件系统让她很满意，她能够在紧急情况下更快地找到文件。
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起个让你容易查找的文件名
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当你为文件起名字时，想一想，将来把文件放到什么地方能迅速找到它。让文件名看上去好玩、有趣。
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文件夹里不要装得太满
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文件夹里的纸张太多会降低你的查找速度，因为第一遍很可能找不到你想要的文件。每周清理一次文件夹，如果有必要就用新的文件夹。
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诚实面对自己的需要
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你最后一次查看这份文件是在什么时候？这份文件过时了吗？你必须实事求是地管理这些文件。如果这周你没查看这份文件，那么下周你查看的概率有多大？太多的文件只能降低你的查找速度。
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技巧：
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每星期五，仔细检查自己的文件，看看是否有复印重的或已完成的文件。扔掉多余的文件，将有用的文件存入参考文件，以留出空间为下周做准备。
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如何确定文件种类
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取出一张纸。看看桌面上和抽屉里的每份文件，写下每份文件的主题。当你写完后，看看能否将这些主题划分为7~10种。
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案例研究
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拉尔夫在文件归档方面总是拖拖拉拉。他总是说：“我会找个星期天来办公室把所有的文件都归档。”然而，似乎每个星期天他都有事。终于有一天，他意识到：“或许我每天少做一点，就能做完了。”他发现自己对归档文件的厌恶程度并不亚于去看牙医。
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第二天，拉尔夫将所有文件分成小一点的几摞，使得每摞看上去不是那么棘手。他每天在下班前安排出30分钟归档一摞文件。他发现，每整理完一摞文件后，就感觉对工作的掌控多了一点，并开始希望第二天再多做一点。当先前的文件归档，再归档过去的文件，最后是将来的文件。从此他的办公桌上再也没有堆得像小山似的文件。拉尔夫后悔自己当初没早点想到这么做！
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将纸张和文件夹分成5~10摞
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我们之所以会迟迟不归档文件，原因之一是文件堆很庞大 , 让我们很有压力。把文件堆变小一点，告诉自己每天下班前归档其中一部分。如果文件很多，可以分成十几堆。如果你已经很长时间没有归档文件，那么上哪儿再找一周的时间去做呢？
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在我职业生涯当中，曾经有一年甚至更久没有归档文件。我陷入了绝望。于是，我将文件分成30摞。每天下班前我整理一摞。一个月后就全部整理完了。自从我整理完最后一摞文件的那一天起，我再也没有让桌面上的文件堆积如山。
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取出垃圾桶，让它来帮忙
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将垃圾桶放在脚边，随时等候你的调遣。
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购买彩色文件夹
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让不同的工作文件有不同的颜色。根据颜色的不同，你可以迅速找到某类文件。最简便的归档方法是使用视觉辅助措施，比如五彩斑斓的文件夹。眼睛能更快地捕捉不同的颜色。
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准备一箱马尼拉文件夹和一支粗线笔
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你要组建一个微型装配线。每当你拿起一张纸并想装进一个新的马尼拉文件夹，到箱子里取出一个。接着用粗线笔在文件夹的上面写下文件名，并放入办公桌的文件抽屉中。
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纸张只处理一次
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