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移走办公桌上过去和将来的文件
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整理文件的第一步是清理抽屉。如果你想解决文件过量的问题，只管理“当前的”文件（在接下来一个月内需要处理的文件）。
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技巧：
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“当前的”文件最重要。像对待珍贵的不动产那样对待你的办公桌。只保留当前正在处理的文件。在办公桌的文件抽屉里，移走下列两种类型的文件，暂时将其放在地板上。
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过去的文件
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这些是已经完成或处理过的文件。这些文件唯一的用处是做将来参考之用。
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将来的文件
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如果你发现一份文件并对自己说，“将来我可能会用到它”或“有时间我再看看”。移走它，放在地板上。最终它可能会成为你的参考文件。
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案例研究
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布拉德感到很恼火。他需要用鞋拔子才能把文件塞到办公桌抽屉中。于是，他给上司发了一封电子邮件，问道：“是否可以再订购一个文件柜？我的抽屉全塞满了。”
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上司让布拉德仔细检查自己的抽屉，确认是否所有文件都真的需要保留。如果不是，布拉德应该把用不着的文件存入参考文件或直接扔掉。
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布拉德勉强听从了上司的建议。他想：“这不是浪费时间吗？”他开始仔细查看每份文件。如果某份文件已经完成了或暂时用不着，他就把这份文件放在地板上（紧挨着地板上其他的文件）。
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全部检查完后，他发现自己的两个抽屉腾空了一半以上的空间。文件过量的问题竟然得到了解决。或许布拉德无法让抽屉保管所有过去、当前和将来的文件，但他可以管理好当前的文件。
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如何整理工作文件
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按照字母或时间先后顺序，整理办公桌抽屉里的工作文件。通常，这些文件应该放在伸手可及的地方，比如在抽屉里或离你非常近的地方。请记住：让你的系统简单一些。以下介绍一些建议，帮助你成功地建立工作文件整理系统。
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整理工作文件的建议
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• 唾手可得的信息：电话簿、地址和常用的信息。
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• 当前的项目：按照不同的项目分别归整文件。
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• 日常工作：每天、每周或每月都需要处理的工作。
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• 客户或潜在客户。
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• 需要研究的问题或议题。
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划分大类，限制分类数量
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如果你将文件类别分得太细，就无法快速找到某个文件。设法将分类数量控制在7~10个。
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案例研究
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卡伦是一家大公司首席执行官的助理。所有人都非常欣赏她的组织能力。她的办公桌上总是干干净净，看上去做事井井有条。
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