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购买彩色文件夹
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让不同的工作文件有不同的颜色。根据颜色的不同，你可以迅速找到某类文件。最简便的归档方法是使用视觉辅助措施，比如五彩斑斓的文件夹。眼睛能更快地捕捉不同的颜色。
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准备一箱马尼拉文件夹和一支粗线笔
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你要组建一个微型装配线。每当你拿起一张纸并想装进一个新的马尼拉文件夹，到箱子里取出一个。接着用粗线笔在文件夹的上面写下文件名，并放入办公桌的文件抽屉中。
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纸张只处理一次
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一旦你接触到文件堆里的某份文件或某张纸，就不能再把它放回原来的地方。它必须去以下5个地方：
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• 垃圾桶。
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• 成为将来文件。
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• 成为过去文件。
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• 成为当前文件。
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• 发往外部（签阅或委派给其他人处理）。
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该份文件或纸张不能放回办公桌上。（很多时候，我们的文件堆没有减少的原因就是，这张纸又被放进了桌面上另一堆文件里。）以上5种选择扫除了问题，让新的文件堆无法形成。
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技巧：
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当你第一次看见某份文件，在顶端写下它应该归为哪类。这么做有助于你节省日后再次评价它的时间。下次当你拿起这份文件，马上就知道该归为哪类。
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案例研究
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玛丽亚总是一心想做好事情。她定期归档。但有一天，她发觉桌面上的文件还有很多堆，并没有减少，于是她对自己说：“我必须搞定它们！”
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一天，玛丽亚拿起一堆文件开始分类。拿起第一份文件时她想：“该把它归为哪类呢？”她又把它放下了并说道：“新文件。”下一份文件也是如此。等到她看着第三份文件，心想“我不知道该把你归为哪类”，于是再次放下了。第四份文件的命运也是如此。这样的动作一直持续下去，她发觉桌面上多出了许多堆文件。
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于是，玛丽亚再次把这些文件放一起挪到桌上另一个地方。她看出了问题所在。这些文件只是在桌面上转了一圈并没有真正离开。她暗下决心。从现在开始，只要她拿起某张纸或某份文件，就不能再放回原来的地方，而必须归入前面说到的5个地方之一。从此这样的问题再也没有发生。
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停用便利贴
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你会发现这些便利贴只能增加混乱。在便利贴上找信息一点都不节省时间。把记录集中写在“总清单”上。
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说明：要戒掉自己写便利贴的习惯必须慢慢来，不能操之过急。
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把将来的和过去的文件都归入参考文件
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这一步的优先级别最低，因此最后做。把将来的和过去的文件并入参考文件中。这些文件统一存放在你办公室或工位角落里一个高高的四屉文件柜里。一般来说，过去的文件会占三个抽屉，而将来的文件占一个抽屉。
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每天归档一部分，以免失控
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每当你启动一个新项目，就马上生成一个文档。不要坐等文件堆积如山。
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