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技巧：
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养成随时归档或每天下班前归档的习惯，每星期五下午完成一周的归档工作。
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每天下班前清理桌面
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把那些文件统统处理掉！明天将是崭新的一天。你的桌面上只放你的“总清单”和“日清单”。这么做的好处如下：
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• 你可以随时准备战斗。第二天上班后你能够快速进入状态。（如果第二天你来上班，发现桌面上如同飓风扫过、一片狼藉，将很难快速进入状态。）
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• 你感觉更有控制力。
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• 你将更专心。
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• 机密或敏感文件将得到妥善保管。
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• 如果遇到火灾后喷水装置打开，你的文件可以免遭水淋。
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快速技巧
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√ 保持桌面整洁。一般人每天浪费45分钟时间寻找文件和便利贴。
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√ 办公桌上每次只放一份文件。必须先处理完一份文件后再取出新的文件。
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√ 不要把桌面当作你的工作清单。
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√ 把桌面上所有的东西都挪走，假装你第一天上班刚搬进来，只在桌上摆放你最常用的物品。
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√ 桌上放一个足够醒目的时钟，以便你清楚地知道自己花了多长时间。
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√ 先集中精力整理当前的文件。整理完毕后再考虑将来的文件和过去的文件。
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√ 将文件类别限制在10种以内，否则你将无法快速找到文件。
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√ 文件名的长度不要超过3个字，并以大写字母表示，让文件易于查找。每个文件夹不要装得太满。
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√ 使用彩色文件夹，让文件的种类一目了然。
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√ 用粗线笔写上文件名。
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√ 当你第一次处理某份文件时，在上端注明该文件所属的文件类别。别再使用便利贴记录要做的事，统一写在“总清单”上。
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√ 把将来的文件和过去的文件存入你的办公室或工位角落里高高的四屉文件柜中。每天下班前归档一部分，以免失控。
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√ 下班前清理桌面，以便第二天一早快速进入工作状态。
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