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一天，玛丽亚拿起一堆文件开始分类。拿起第一份文件时她想：“该把它归为哪类呢？”她又把它放下了并说道：“新文件。”下一份文件也是如此。等到她看着第三份文件，心想“我不知道该把你归为哪类”，于是再次放下了。第四份文件的命运也是如此。这样的动作一直持续下去，她发觉桌面上多出了许多堆文件。
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于是，玛丽亚再次把这些文件放一起挪到桌上另一个地方。她看出了问题所在。这些文件只是在桌面上转了一圈并没有真正离开。她暗下决心。从现在开始，只要她拿起某张纸或某份文件，就不能再放回原来的地方，而必须归入前面说到的5个地方之一。从此这样的问题再也没有发生。
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停用便利贴
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你会发现这些便利贴只能增加混乱。在便利贴上找信息一点都不节省时间。把记录集中写在“总清单”上。
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说明：要戒掉自己写便利贴的习惯必须慢慢来，不能操之过急。
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把将来的和过去的文件都归入参考文件
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这一步的优先级别最低，因此最后做。把将来的和过去的文件并入参考文件中。这些文件统一存放在你办公室或工位角落里一个高高的四屉文件柜里。一般来说，过去的文件会占三个抽屉，而将来的文件占一个抽屉。
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每天归档一部分，以免失控
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每当你启动一个新项目，就马上生成一个文档。不要坐等文件堆积如山。
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技巧：
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养成随时归档或每天下班前归档的习惯，每星期五下午完成一周的归档工作。
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每天下班前清理桌面
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把那些文件统统处理掉！明天将是崭新的一天。你的桌面上只放你的“总清单”和“日清单”。这么做的好处如下：
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• 你可以随时准备战斗。第二天上班后你能够快速进入状态。（如果第二天你来上班，发现桌面上如同飓风扫过、一片狼藉，将很难快速进入状态。）
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• 你感觉更有控制力。
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• 你将更专心。
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• 机密或敏感文件将得到妥善保管。
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• 如果遇到火灾后喷水装置打开，你的文件可以免遭水淋。
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快速技巧
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√ 保持桌面整洁。一般人每天浪费45分钟时间寻找文件和便利贴。
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√ 办公桌上每次只放一份文件。必须先处理完一份文件后再取出新的文件。
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√ 不要把桌面当作你的工作清单。
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√ 把桌面上所有的东西都挪走，假装你第一天上班刚搬进来，只在桌上摆放你最常用的物品。
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√ 桌上放一个足够醒目的时钟，以便你清楚地知道自己花了多长时间。
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√ 先集中精力整理当前的文件。整理完毕后再考虑将来的文件和过去的文件。
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