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√ 将文件类别限制在10种以内，否则你将无法快速找到文件。
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√ 文件名的长度不要超过3个字，并以大写字母表示，让文件易于查找。每个文件夹不要装得太满。
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√ 使用彩色文件夹，让文件的种类一目了然。
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√ 用粗线笔写上文件名。
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√ 当你第一次处理某份文件时，在上端注明该文件所属的文件类别。别再使用便利贴记录要做的事，统一写在“总清单”上。
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√ 把将来的文件和过去的文件存入你的办公室或工位角落里高高的四屉文件柜中。每天下班前归档一部分，以免失控。
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√ 下班前清理桌面，以便第二天一早快速进入工作状态。
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每天节省2小时 第13章 每天节省2小时
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时光一去不复返。我们有的，且无一例外地只有那些时间而已。没有什么目标应该等到下周甚至是明天去完成。日复一日不断向前。要专心做有价值的事情。要下定决心完成工作，不计任何代价。
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——阿诺德·本涅特（arnold Bennett）
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每天节省2小时 你想每天节省2小时吗？不知道我的话是否能够引起你的注意？2个小时相当于120分钟。当你设法一天省出2个小时，你必须清楚它们绝不是从一个地方省出来的时间。你在这儿浪费了15分钟（试图找什么东西），在哪儿浪费了30分钟（处理某个干扰）。你明白我的意思。我之所以把本章放在本书的最后，是因为你读过前面的章节之后，将更清楚、更准确地知道自己每天把时间浪费在了什么地方。本章的目的，旨在检查“时间管理表”并利用前面讨论过的策略，帮你找出提高每天工作效率的方法。
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减法法则
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如果你现在每天是下午7点下班，希望自己能在下午5点按时下班，你必须想办法取消2小时的活动。你不可能从一个活动中省出2个小时，而应该是这儿省5分钟，那儿省10分钟。所有加起来，你会发现总共能省出2个小时。上午是开始节省时间的绝佳时段。你必须仔细检查每天的时间是怎么度过的，以便找出减少用时的办法。
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一开始我很难做到这一点，因为我当时已经很成功。然而，一个现实的问题摆在面前，“你是想每天加班到晚上7点呢，还是按时回家享受自己的私人生活？”
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我人生最重要的使命是看着我的两个孩子长大。这让我不得不做出一些艰难的选择。我必须更加珍惜自己工作的时间，必须想办法让自己做事更有条理、更有效地掌控每天工作的主动权；否则，我不可能按时下班。这更容易让我每天产生一种紧迫感。
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如果你在潜意识里告诉自己，如果5点干不完工作就得7点下班 , 你会产生紧迫感吗？答案是你不会。每当星期五在回顾自己一星期的工作时，我都会想办法改进下一星期的工作。于是，周而复始，我在工作上花的时间逐渐减少，而完成的工作逐渐增多。一年之后，我的生活发生了翻天覆地的变化。关键在于，你必须愿意接受改变并寻找机会节省时间。
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你可以使用以下这些工具：
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• 你的“时间管理表”。
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• 你的“总清单”和“日清单”。
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• 干扰和计划外事件/工作。
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当你看着管理表或清单上的活动时，问问自己以下两个问题：
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① 我在做这个任务或活动时，是否充分利用了时间？
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