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尽管亚伯拉罕森和弗里德曼的方法称不上完美的归档系统——采用这种方法,书桌多半会乱成一团,但凌乱只是一种表象,表象之下有逻辑可循:如果不是经常用到的文件,是不可能堆放在顶端的。
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无论书桌还是办公室,其凌乱揭示了我们的工作方式,还能提高工作效率。加利福尼亚大学圣地亚哥分校的认知学专家大卫·基尔希(David Kirsh)对比研究了两种不同类型员工的工作方式,第一类员工喜欢井然有序,第二类员工则相反。基尔希观察了他们在工作环境中的行为,比如到达公司之后或者打完电话之后如何展开下一步工作。基尔希发现,第一类员工主要依靠自己制定的待办事项清单和日程表;而第二类员工则主要依靠物理线索:没写完的报告、没来得及回复的信件、还未报销的票据等等,提醒自己该干什么的线索乱七八糟地堆在桌子上。[2]一张整齐的办公桌无法提供这些线索,它的主人得跟着待办事项走。两种工作方式各有长短,所以我们不能急着下结论。
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当然,没人愿意在别人制造的烂摊子里工作,即使有不少物理线索,也与己无关,它们只能服务于制造者。
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回到基尔希的实验,究竟哪一种类型的员工效率更高呢?一起来看。博尔赫斯告诉我们将复杂的世界归类比想象中的难很多。有时候,归类的确可以帮助我们,但是别忽略了时间成本,也就是说,节省下来的时间是否超过整理所用的时间。
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一些研究人们在工作场所表现的学者有时候会将员工分成两种类型:整理者和堆叠者。顾名思义,前者喜欢按照一定规律系统地整理所有文件,而后者喜欢把文件直接堆在办公桌上。几年前,AT&;T实验室的研究人员史蒂夫·惠科特(Steve Whittaker)和朱利亚·赫兹伯格(Julia Hirschberg)研究了一组员工如何处理纸质文件。谁更喜欢堆放文件?谁的文件柜利用率更高?当公司要迁址时,谁能在最短时间将重要文件打包带走?最后一个问题的答案大大出乎两位研究人员的意料:“我们本来以为整理者的表现会更好,因为他们会评估每一份新到文件然后归档,理应能在更短时间内找到所有重要文件。”事实刚好相反。整理者只是在机械做功,任何文件——重要的也好,没什么用的也好——都会归档。很多文件第一次使用之后就已经失去了价值,却还霸占着空间。如此一来,整理者很难在短时间内从一整柜的文件中迅速挑出重要的。
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一位职员告诉惠科特以及赫兹伯格:
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天知道我归档了多少份文件,可每次找起来还是不知道哪儿是哪儿。我经常发现自己刚将某个文件备份,归进一个类别,又发现还有别的类别也应该归进去……有时候,一份文件既属于商业类,又属于技术类,我只好复印两份,一个类别一份归档。有时候更惨,一份文件得归进5个不同类别。
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整理者将如此多的时间和精力花费在文件归档上,以致有些人甚至产生了强迫症,不整理就不舒服。
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和整理者相反,堆叠者喜欢把文件放在桌子上,下次拿起来的时候,扫一眼,没用就直接扔进垃圾桶,有用则继续放在桌子上。如果再结合亚伯拉罕森和弗里德曼提到的方法,最近使用的就放在最上面,要搬办公室的时候,他们就轻松了,带走文件堆上半层的文件即可,压在下面的就可以不管了。由于堆叠者的办公区总是乱七八糟的,一些实在看不下去的同事可能会偷偷帮他们整理,对堆叠者来说,这等于蓄意破坏。
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在现代社会,不仅纸质文件的归档让人头痛,还有电子邮件。怎么归档电子邮件呢?这可是个巨大而错综复杂的工程。如果你收到了来自老板的邮件,邮件同时涉及业绩评估、公司聚会、ACME集团的账目,那么邮件该保存在哪个文件夹呢?是“工作”→“人力资源”,还是“工作”→“老板”,还是“个人”→“日记”,还是“工作”→“账目”→“ACME”?要不就参考“一式三份”的方法,每个文件夹都复制一份?虽说这种方法不占实际空间,但是也会占用屏幕,当你从一个文件夹到另一个文件夹寻找目标文件时,要排出的选项可就多了去了,快赶上大海捞针了。
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对于整理者来说,不断增加的不仅是文件,还有文件夹。一项研究发现,人们每5天就会建立一个新的文件夹保存电子邮件。对于20世纪下半叶最早用上电子邮件的那批人,他们的文件夹得有上千个。如果这些文件夹是分级排列,倒还可以打理,但是依然存在问题——占用太多时间。施乐帕克研究中心的研究人员发现,归档电子邮件的时间占了处理电子邮件总时间的10%。
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有人可能觉得,10%还好吧。错!史蒂夫·惠科特和IBM研究中心的研究人员联合发表了一篇论文,标题为《我是在浪费时间整理电子邮件吗?》,他们给出的答案是:大体来说,是的。在获得了几百位白领的同意之后,惠科特和同事在他们的电脑上安装了追踪软件,软件一共追踪到85000次寻找电子邮件的尝试,要么是挨个浏览文件夹,要么采用其他方法,比如直接查看收件箱、查找发件人或利用邮箱的搜索功能。惠科特发现搜寻文件夹每次平均花费的时间接近一分钟,而其他方法只需17秒。那些用文件夹归类邮件的白领寻找文件花费的时间多得多,成功率却并未因此提高。换句话说,就算你把所有文件都存在一个文件夹,也比分级保存节约时间。[3]
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如果一丝不苟地整理纸质文件和电子邮件是浪费时间,那么制定日程表是否也是如此呢?日程表的管理大致有两种方法。第一种是只记录严格确定了时间的事项,比如和医生的预约、航班以及商务会议,其他事情灵活安排。第二种是无论大事小事,都提前计划好,一个时间段安排一个任务。
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哪一种方法效率更高呢?心理学家丹尼尔·基尔申鲍姆(Daniel Kirschenbaum)、劳拉·汉弗莱(Laura Humphrey)以及谢尔登·马利特(Sheldon Malett)找到了答案。他们找来了一组大学生学习一个短期课程,课程目标是提高学生们的学习技巧。学生们被随机分成三组。第一组是控制组(对照组),研究人员只告诉了他们一些非常简单的时间管理技巧,比如每半小时至一个半小时就休息5~10分钟。第二组和第三组是实验组。研究人员不仅告诉了他们时间管理的技巧,还给他们讲了具体如何操作。研究人员告诉第二组以月为单位制订学习计划和目标,告诉第三组以天为单位制订学习计划和目标。研究人员预测,试验组的表现应该比控制组更好,在两个控制组中,第三组的表现又会胜过第二组。
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实验结果推翻了三位心理学家的预设。第三组的表现最糟糕。一开始,第三组学生每周学习20个小时,但到后期减少到了8小时。控制组的表现也没好到哪里去,虽然学生的学习更连贯,但学习时间从每周15小时减到了10小时。第二组表现最好,他们以月为单位制订学习计划,每周学习25个小时,到课程末期学习时间还略有增长。可以看到,第二组的学习时间是第三组的两倍。实验结束后,研究人员继续跟踪了一年,发现学生的成绩表明实验发现的三种趋势依然在延续:第二组学生成绩最好,控制组的学生原地踏步,而第三组学生成绩继续下滑。
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为什么会这样?研究人员提供了两种解释。第一,每天制订学习计划太花时间和精力,大部分学生放弃这种做法是迟早的事。第二,一旦学生没跟上日程表的进度,他们就会对自己感到失望,学习动力也没了。这两种解释听上去都挺合理。这里引出了另一个问题:为什么每天制订计划的学生总是跟不上进度呢?
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天有不测风云。今天你感冒了,明天水管工要来修水管,后天有朋友突然要来你所在的城市。一个太过具体的日程表是容不下这些突发情况的。所以,计划要宽松一点,留些余地给突如其来的麻烦,也留些余地给突如其来的机会。
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1994年,计算机天才马克·安德森(Marc Andreessen)和同伴一起创立了网景通信公司,之后又以40亿美元的价格卖掉,接着创办了一家投资公司,专门针对硅谷企业。他们投资的公司包括Skype、推特和爱彼迎(Airbnb)。安德森每天都会接到很多邀请,要参加很多会议,于是他干脆扔掉日程表,遇到要紧事就马上处理。对于安德森来说,他可以利用写日程表的时间创造更多的经济利益。2007年,安德森写道:“一开始这只是一种尝试,但是现在的我比以前开心好多,我都无法形容了。”
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我们再来看看阿诺德·施瓦辛格(Arnold Schwarzenegger)。还在当演员的时候,施瓦辛格就没用过日程表,后来他当上了加利福尼亚州州长,依然不用日程表。“我从不接受预约,也从不制订计划。”施瓦辛格这样告诉《纽约时报》。在政治家、说客和活动家眼里,施瓦辛格就像是一家火爆到从不接受预约的餐馆——想吃就直接去,运气好也许还有座位。并不是施瓦辛格甩大牌。好吧,也许,有那么一点点。但是,施瓦辛格知道日程表太紧的话遇到突发事件就不能灵活处理了。
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如果你是一位亿万富翁、电影明星,或者出名的政客,别人自然心甘情愿排队去见你。而作为普通人,我们可没这种待遇。但是,即便我们不能效仿安德森和施瓦辛格,想不见谁就不见,我们总归能从一个更宽松、灵活的日程表中获益。计划太过具体无异于整体崩盘,整齐的日程表哪里装得下我们那充满意外的日常生活。
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20世纪70年代中期,几个哈佛大学的学生聚在一起喝闷酒,那是周六晚上,这几个年轻单身汉没有成功约到一个女生。对他们来说,约会是一门学问,他们还未参透。一般认识女生有两个途径,要么相亲要么多参加派对。对这几个学生来说,两种方法都太混乱了。相亲风险太高,谁知道约会对象会是什么样;派对又经常让他们很尴尬,因为女同学似乎更偏爱她们的学长。这几个学生觉得,必须要找到一种更好的约会方法,于是他们成立了一家公司,名字令人印象深刻——两性匹配研究公司。
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两性匹配研究公司主要利用计算机科技为单身男女配对,这一服务的商标名其实更出名,叫“电脑红娘”。急着找对象的单身汉只需付3美元(相当于现在的25美元),然后填写一张问卷,随后答案会转换成一张简介卡,之后的事情就交给万能的电脑吧——一台公交车大小的IBM大型计算机。在20世纪70年代,数据处理必须租用公共服务器,按时计费,很烧钱。为了降低成本,电脑红娘的运营团队专门等到周日凌晨处理数据,因为这个时段收费低很多。丹·斯莱特(Dan Slater)在《算法时代的爱情》(Love in the Time of Algorithms)一书中提到,开发电脑红娘的几个年轻人其实是想近水楼台先得月,早日脱离单身,他们开公司并不只是为了赚钱。电脑红娘在当时很火,几个年轻人成功了,他们的业务发展蓬勃。哎,要是约会真的可以经由算法程序变得干净利落、准确无误就好了——可这是一种让人难以抗拒的幻想,万一它成真了呢?
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在那个年代,普通人眼中的计算机无所不能、高深莫测。有它助阵,再加上用户提交的问卷,估计得诞生出无数对情侣吧。问卷上有些问题很简单,涉及数字:年龄、身高、平均成绩(这可是哈佛,学霸云集的地方)。还有些问题涉及用户的世界观:“婚姻需要爱情吗?”“你相信上帝吗?”“婚前性行为是否能帮助人成长?”还有一些假设性场景,例如“如果你的相亲对象是丑女你会怎么办?”这是一个多项选择题。既然用户已经提交了这么多信息,按道理计算机应该可以成为一位合格的月老了吧。
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公司的创始人之一戴夫·克伦普(Dave Crump)回忆说:“让计算机做月老,这个想法真的很棒。”当时几个年轻人一直宣传的也是这一理念。公司在广告中承诺:众里寻她千百度,那人却在红娘数据库。意思是,与其自己误打误撞,不如让计算机帮你科学脱单。
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什么是所谓的“科学脱单”呢?克伦普的同事杰夫·塔尔(Jeff Tarr)解释了工作原理:“第一步是确定两人住在同一区域。大多数女孩喜欢同年龄段或者年龄更大的男生,身高不能比自己矮,宗教信仰要一样。之后,我们便将满足这几个条件的人随机配对。”
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