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至于说到邀请对方的禁忌,有两点是需要注意的:
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第一,切忌不够真诚,要坦白地告诉对方邀请他来的主要内容,是商务活动,还是小规模的私人聚会。如果是商务邀请,那么一定不要在电话中沟通。此外,不要提到销售、不要提到会议,也不要犹豫不决,要简短明了,告诉对方,邀请主要是为了获得见面的机会。
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第二,如果是同时邀请多人,那就要注意,看邀请的对象是否相识,如果相识,就要分开邀请,以免让他们相处而影响心情。而且,邀请的对象不要太多,以免照顾不过来。
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了解了这些有关邀请的礼仪和禁忌,就不必再为不知道组织商务会议和家庭聚会发愁了,礼仪上无可挑剔,再加上真诚的邀请,对方还会不欣然参加吗?
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接打电话,你一定要从头“礼”到尾
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说起接打电话,大家会觉得人人都会,可就是这件被大家认为很容易的小事,如果处理不好,不但能看出个人的“教养”水准,甚至还会有损你所在单位的整体形象。因此,接打电话讲究文明礼仪是我们每个人都应该努力做到的。
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先来说说接电话应该注意的事项吧,来看看下面几点,你是不是都了解并且在“贯彻”这些原则呢?
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“铃声不过三”原则。
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在电话铃声响起后,如果立即拿起,会让对方觉得唐突;但若在响铃超过三声以后再接听,则是缺乏效率的表现,势必给来电者留下公司管理不善、不专业的第一印象,同时也会让对方不耐烦,变得焦急。如果因为客观原因,如电话机不在身边或一时走不开,不能及时接听,就应该在拿起话筒后先向对方表示自己的歉意并做出适当的解释,如“很抱歉,让你久等了”等。
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如果是在家里接听电话,尽管没有必要像在单位里那样及时,但尽快去接听也是对对方的尊重,是一个人的基本礼貌。如果铃响五声以上才去接听,也应向对方表示歉意。老朋友之间尽管没有必要做出郑重其事的道歉,但向对方解释一下延误的原因也是必要的。
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规范的问候语。
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在工作场合接听电话时,首先应问候,然后自报家门。对外接待应报出单位名称,若接内线电话应报出部门名称。
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比如:“您好,××公司”或“你好,销售部办公室,我是××。”
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自报家门是让对方知道有没有打错电话,万一打错电话就可以少费口舌。规范的电话体现的不仅是对对方的尊重,而且也反映出本单位的高效率和严管理。
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在家里接电话可以有很多选择,规范一点的可以用:“喂,你好。”问候对方。当然,在家里接听电话与在工作单位接听电话有所不同。在家里,关键是要让对方感到亲切友好,而这种亲切友好主要是通过接听电话的人的语调、语气来体现的,过于规范化的电话反而会让人感觉到“公事公办”的冷淡。
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要找的人不在或不能接听电话时的处理。这里,特别要注意的是,在询问对方姓名前,先告知他要找的人不在。
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学会记录并引用对方的名字。
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在办公室工作的人员,应该有意识地训练自己的听辨能力。假如对方是老顾客,经常打电话来,一开口就能听出他或她的声音,那么可以用合适的称谓问好:“您好,王经理。”这样一来,会给对方留下特别受到重视的感觉,增强对方对你的好感。
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接到错误的电话也应该礼貌应对。
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接到错打的电话,人们很容易忽略了礼貌问题,甚至很粗鲁,这是因为人们认为错打的电话与自己没有关系。但事实上,并非错打的电话都必定与自己没有关系,有时,对方也恰恰是与自己有重要关系的人。因此,接听电话时,最好每一个电话都讲究礼貌,保持良好的接听态度。
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应在对方挂电话后再挂电话。
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当对方向你说“再见”时,别忘了你也应该说“再见”,并等对方挂了以后再挂电话,最好不要一听到对方说“再见”就马上挂电话,尤其不能在对方一讲完话,还没来得及说“再见”时就把电话挂了。挂电话时,应小心轻放,别让对方听到很响的搁机声。
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了解了接电话的礼仪,我们再来看看打电话需要注意哪些方面。
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确定合适的时间。
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