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7.明确收信人，然后用电话询问其是否收到以及有无任何困难或意见，使收信人无从推托。
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8.在文件的形式、内容方面，力求趣味化，也可以配合彩色的变化，吸引收信人的注意，增加其阅读兴趣。
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有时候把书面沟通和口头沟通配合使用，可以收到很好的效果。特别是内容比较复杂，或者有资料必须作为计算的依据时，通常先口头沟通，再把书面文件交给收信人。让他听完之后，还可以查阅书面资料，十分方便，也比较正确。
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采取哪种沟通方式，主要应该依据收信人的习惯和沟通内容的性质。如果他们喜欢面对面的方式，就应该尽量以口头为主，以书面为辅；反过来说，如果他们习惯于使用眼睛看，不喜欢用耳朵听，那就应该以书面为主。
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电信沟通
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中国人重视“见面三分情”，面对面沟通的效果显然较好。但是，在商业社会，大家都十分忙碌，样样要面对面沟通，事实上相当困难，而书面沟通的效果经常会打很大的折扣。因此，通过电信手段进行沟通的人越来越多。电信沟通包括打电话、发送电子邮件和上网交谈等方式。由于通过电子媒介进行沟通，所以电信沟通不算口头沟通，也不完全属于书面沟通。其中，电话沟通偏向于口头沟通，电子邮件则偏向于书面沟通，而上网交谈则介乎二者之间，隐秘性高，甚至可以匿名或化名来隐藏自己的身份。
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电话沟通越来越方便，也越来越普遍，有事没事打个电话已经成为日常生活中非常便利的沟通方式，特别是对于紧急联系、临时通知、节日问候、生病关怀和亲友联络等，电话沟通更是快速而有效。电话沟通盛行之后，面对面沟通和书面沟通的比例大量减少，甚至成为电话沟通的辅助方式。可见，电话沟通已经日渐普遍，成为沟通的主流。
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电话沟通虽然快捷方便，但由于一般电话装置无法看到对方，很难像面对面沟通那样亲切、生动、灵活，此方式只适用于下列几种情况：
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1.距离远，无法面对面沟通，却又希望尽收获得回馈。
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2.关系够，交情深厚，见不见面都一样，电话沟通既快速又节省时间。
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3.同时和不同地点的人通话，彼此可以协商，交换不同的意见，十分方便。
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4.见面时反而不方便开口的事情，最好用电话来说明。
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5.暂时不能见面，先以电话联络感情，以利日后的沟通，或者见面会增加对方的麻烦，不便打扰。
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6.便于录音，然后反复聆听以增进了解，或者为了便于存证。
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电话沟通不仅有一定的适用范围，沟通不当时，也很容易造成恶劣的结果。比如：
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1.利用电话沟通之名，通过电话聊天，影响工作效率。
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2.占用电话的时间很长，以致其他人打不进来，严重影响与其他人的沟通。
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3.利用电话录音，然后剪接成歪曲事实的录音带，进行不正当的行为。所以，在电话沟通时应该注意下列七个要点：
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1.事先列出要点，以免匆忙中有所遗漏。
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2.态度诚恳真挚，不要矫揉造作，可以弥补不能见面造成的情分缺失。
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3.报上自己的姓名，让对方充分明了电话沟通的对象。
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4.尽可能使用自然悦耳的声音，切忌装腔作势。
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5.适当称呼对方，增进彼此的关系。
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6.通话中必须暂离或打断，应该向对方说明理由。
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7.对方谈话的要点必要时可以重复说一遍，以免错误。
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