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2.选择适当的时间、地点。沟通的时间要充足，免得匆促中造成错误，或者无法达成目标。地点要合适，不受干扰或分心。
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3.清楚、明白地表达。不可吞吞吐吐或者使用意义含糊的词句。音量要适度，让对方听得清楚，以免产生误解。
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4.简明、扼要地说。不可反反复复，也不能遗漏要点。最好先简单说明要点，再分段说明细节。
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5.不断观察对方。眼睛自然地看着对方，随机调整自己的声调、语气和姿态，并且适当地结束谈话。
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书面沟通
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一般而言，书面沟通在时间、费用方面都较为经济。与面对面沟通相比，也比较正确、详尽，更具有权威性，且容易永久保存。大致说来，书面沟通适用于下列几种情况：
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1.收信人多，而且愿意花费时间阅读和了解。
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2.收信人分散，不可能集中面对面沟通。
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3.收信人需要较长时间来充分研究信息。
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4.收信人需要保留书面的记录，以方便查询或当做凭据。
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5.收信人需要按照一些程序去完成指令，最好有书面的说明，可以按部就班，方便随时查阅。
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6.收信人听力有障碍，听不清楚或事后记不清楚，甚至有忘记的情况，需要利用书面资料来作为面对面沟通的补充。
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7.不善于面对面沟通，或者特别喜欢书面沟通。
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然而，书面沟通也容易造成下列缺失，必须小心预防：
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1.收信人无心阅读文件，顺手将其放在桌上或抽屉里，根本不去管它，问起时则以没有收到或者还没有看为理由来推卸责任。
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2.收信人不想看的文件，看完可以装成没有看到。
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3.收信人不想配合的文件，可以装成看不懂或者看错了，做出自己想做的行为，还具有相当的理由。
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4.书面拒绝比口头拒绝容易得多，若干说不出口的内容比较容易以书面形式来表达。
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所以，为了使收信人想看，必须提高他们的阅读兴趣，因此在建立书面信息的公信力之外，尚需注意下述八点：
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1.简明的主旨，引人注意的字句。
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2.尽量口语化，亲切、活泼而且清楚、明白。
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3.避免令人不悦的措辞，以免引起收信人的不良情绪反应。
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4.事先模拟收信人可能产生的疑惑，适当地在书面信息中给予解答。
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5.依照书面沟通的内容切实执行，增强书面文件的可信度与公信力，使大家自动想看，且给予相当的重视。
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6.必要时指定询问或联系的电话或人员，以方便收信人查询。
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