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根据一家IT研究和咨询公司的调查结果，负责信息处理工作的员工平均每天要花费2.1个小时来处理电子问题的干扰，大大降低了员工的生产率。其中，对生产率影响最大的是电子邮件、即时信息、智能手机和手机（但是，正如第16章将要提到的，适度运用这些沟通技术有利于生产率的提高）。问题的关键是，在工作时，你越是检查手机短信，你就越会觉得有必要这样做。36
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3.多任务的人际沟通效果
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多任务运用引发的另一个后果是，电子设备会模糊工作和生活之间的界限。即使离开办公室的（包括度假时）员工也会被办公室的工作所困扰。美国杨百翰大学的一项研究显示，美国有将近60%的管理者在度假的时候也会和办公室保持联系。37从积极的方面考虑，这样做可以提高员工的生产率，例如，员工可以随时处理重要的工作任务。同样，如果在度假时，你时刻处理工作中出现的问题，在度假归来的时候就不会感到棘手。从消极的方面考虑，当员工在与朋友和家人相处的时候，因为工作忽略他们，人际关系就会受到影响。图8-4描述的就是这种情况。
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图8-4 多任务会模糊工作和生活的界限
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在某种程度上，多任务形式下的数字化连接会削弱人们之间的联系。当你和别人面对面交流的时候，最好对交流对象保持关注，而不是持续地关注手机和电脑屏幕。但是，你必须注意到，在工作场所进行多任务操作被认可为可接受和恰当的行为。
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不论工作场所的沟通是正式的还是非正式的，通过电子或铅字形式进行沟通都要注意保持沟通的效率。很多非正式的沟通要点已经揭示出这个问题。
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过度依赖电脑生成的数据
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过度依赖电脑带来的沟通问题是很多人认为计算机生成的数据是准确无误的，但却忽略了这样一个事实，数据是由人输入的，是人就会犯错误。由于人们过度依赖计算机生成的数据，而且不去反复检查，就产生了沟通问题。这个人可能不愿意听到信息是错误的借口。结果是，计算机生成的数据造成了倾听的障碍。以下两个例子显示了沟通障碍的现象，你也可以举一个自己的例子。
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·一名叫比阿特丽斯的女性申请一个宾馆前台接待的职位。这位女士显然会被录用，但是她最后一刻却遭到了用人单位的拒绝。她被告知谷歌上的信息显示，她在几年前参与过一个持枪抢劫便利店的案件。比阿特丽斯解释说她和那名罪犯只是同名，她们不是同一个人，但是招聘主管说，“对不起，我们还是相信谷歌提供的信息”（这里的错误在于招聘主管没有验证谷歌所提供罪犯比阿特丽斯的详细信息）。
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·你的银行结单显示，你的账户透支了251美元。你重复收到这份结单三次，但你十分确定你的收支是平衡的，并且余出85美元。银行职员打断了你的话，说道，“所有的数目都是电脑计算出来的，一定是正确的”（这里的错误在于认为电脑一定是正确的，你一定是错误的）。
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这些例子所传达出来的信息是，不是所有的电脑技术都是正确的，人们往往会忽视可以通过校正电脑提供的信息来避免沟通中出现的问题。
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人际关系：职业发展与个人成功心理学（原书第10版） [:1702541422]
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人际关系：职业发展与个人成功心理学（原书第10版） 让商业会议发挥作用
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大部分工作场所中的沟通，包括群体决策在内，都在会议中进行。会议的目的有散布消息、提供培训、树立团队精神、解决问题和头脑风暴等。如果安排得当，会议就能够达到这些效果。但是，如果安排不得当，会议就会削弱员工的生产率。以下建议适用于现场会议和网络会议，而且对参加者也十分有帮助。视频会议和电话会议适用于组织不同地点的员工共同参加的会议。出于商业全球化和削减差旅开支的目的，视频会议的需求大大地增加了。因此，遵循以下9项建议会提高会议沟通的效率。
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实践中的人际关系也会介绍商业组织寻找提高会议效率的方法。
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（1）从关键的会议结果开始。会议召开前，会议的召开者要确定会议目的。在确定会议议程之前就要时刻记住会议须达到的结果，因为明确会议的目的有助于安排会议日程。38例如，医院管理者把会议的目标确定为“寻找减少急诊室候诊时间的新方法”。因此，会议的议程就要包括讨论其他医院减少急诊室的候诊时间的方法。
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（2）只为满足正当理由开会。很多会议无法达成预计的效果，这是因为会议开始之前就缺乏可实现的目标。做好会议的议程十分重要，因为议程是组织信息的重要根据。但是，只有在需要与会人员共同努力并做出决策的时候，会议才必要。在决策的制定不那么重要或者可以分散完成的时候，电子邮件和公司内网就可以代替会议。如果想要满足正当的理由，就要注意不同文化的人参加会议的动机不同。在某些文化下，开会是为了建立关系。例如，在亚洲文化下，做生意之前双方要先建立私人关系，然后再解决问题并达成买卖协议。因此，对于亚洲的管理者而言，建立私人关系就是举办会议的正当理由。对于美国的管理者而言，面对面的会议就是为了建立商业关系。商业栏目的专栏作家Jared Sandberg说：“就其本质而言，我们就是缺乏相拥相抱。”39
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（3）准时开始和结束，并提供茶点。如果举办者准时开始和结束会议，会议就会显得非常专业，并且具有行动力。如果领导到最后一刻才出现，就会浪费其他人很多时间，并且迟到的行为就会被强化。准时结束会议是对其他人时间的尊重。提供茶点是另一个强调会议重要性的方法，同时会提高与会人员的满意度。提前通知什么时候休息也会减少与会人员的焦虑。
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（4）评论要简短并切题。会议举办者遇到的主要挑战就是保持谈话的内容不偏离主题。一个有效的途径就是问讲演者一个问题：“你的评论在哪些方面符合议程？”
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（5）鼓励反馈和评论。如果与会人员对会议的内容做出批判和负性的反馈，会议的效果就会更好。开放的交流有助于抵御群体思维，以及让管理者注意到重要的问题。
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（6）争取广泛的参与者。举办好会议的一个方法就是保证与会人员的多样性。虽然不是每个人都有能力提出正确的观点，但是每个人都在倾听。有经验的会议举办者会限制刚愎自用的和花言巧语的参与者的发言。要求与会人员提前准备几个问题有助于提高会议的活跃程度。会议的举办者不会表现出重视某一些人而忽视另一些人。如果举办者在整个会议期间都在做讲演，就无法达到听众积极参与的效果。幻灯片会对会议的内容做出补充并确定讨论的要点。
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（7）召开会议之前通过邮件或其他电子沟通方式解决小问题。如果在开会前把小问题解决掉，会议的内容就会变得简洁，并且不那么枯燥。在解决小的行政问题方面，电子邮件尤其有效，并且电子邮件还可以收集议程的信息。内网和博客也能达到同样的目的。
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（8）如果需要迅速做出行动，考虑使用“集中会议”的方式。集中会议是快速地、以行动为目的地，迅速把员工聚集在一起举行简单的会议，并讨论关键问题的一种方式。一名百货公司的管理者会在10分钟内把每个楼层的经理召集在一起，指出：“因为商店今天搞促销，大约有500名顾客等在门外。大家都准备好迎接这些客户了吗？你们预期会出现什么问题？”当员工无法参加冗长会议的时候，“集中会议”就是一个很好的途径。“集中会议”通常是站着完成的，这也有助于维持会议的简洁。