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如果你不想自己计算时间，登录像www.timeanddate.com这样的网站，这类网站会自动帮你计算出在两个不同时区打电话的时间，并且还包括会议电话和视频会议的时间。总之，如果时常开会，不同时区的人就要轮流在彼此不方便的时间段参加会议。
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怎样安排时间并执行？为了使待办事项清单达到应有的效果，必须将它付诸行动。为了把你的清单付诸行动，需要准备一个时间表，时间表上标明什么时候做什么。然后按照时间表行事，做完一件划掉一件。
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时间和活动图（也称为“甘特图”）在工厂与办公室中已经被广泛运用百年之久，主要做跟踪项目之用。很多人都认为这些基本的图表在规划活动时间和追踪活动进展方面非常有效。时间和活动图也能强化这样一个概念，那就是大多数活动都是日历驱动的。日历集合了所有的约会、截止日期和运营一个公司的关键季节。例如，许多客户要求在票据上规定的日期前运到一批货物。图16-2展示了一个时间和活动的图表，你可以使用它，并把它作为生产率提升的助推器。
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图16-2 计划活动的时间行动表
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打起精神
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很多员工没有达到公司要求的生产率，主要是因为他们缺乏满足工作需求的精力。纽约的精力项目的发起者Tony Schwartz认为，打起精神是快速高效工作的最好方法。精神饱满地工作比延长工作时间的效率更高。
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许多参加精力项目的公司的切身体验表明，员工在高度紧张和适当休息之间转换会使绩效达到顶峰。员工可以通过做一些简单的练习来恢复精力，譬如简单的散步和深呼吸，或者在特定时间关掉邮件，这样可以集中精力把事情做得更好。19适当的休息、充足的营养和适量的运动也能增强身体和心灵的活力。
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一个针对一家软件开发公司214名专业工作者和文书工作者的项目，深入研究了什么能够或不能够为提高生产率提供条件。参加者需要完成一些关于如何进行精力管理以及活力和疲劳（精力的两个方面）水平的问卷。
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这项研究的一项惊人发现就是这5个最常见的和工作相关的战略中没有一个与活力及疲劳水平显著相关。5个不会提高精力的策略为：①查收邮件；②切换任务；③制定一个待办事项清单；④在工作中为别人提供帮助；⑤和同事或主管聊天。吃零食和喝带咖啡因的饮料不仅不能起到提神的作用，还会增加你的疲劳。
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与精力提升具有正相关的精力管理策略都是直接和工作相关的：①学习一些新的东西；②关注工作中有趣的方面；③设立一个新目标；④做一些让同事开心的事情；⑤腾出时间向和你一同工作的人表达感激之情；⑥寻求反馈；⑦反思在工作中我该如何有所作为；⑧反思工作的意义。在这里，人际关系给我们的提示是，所有的策略都应该和工作相关（不是像喝能量饮料这样的微休息）。所有有效的策略都是围绕工作中的学习、关系和意义展开的。20值得注意的是，精力项目的发现表明工作中短暂的休息有助于精力的恢复。
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“实践中的人际关系”向我们展示了员工如何打起精神。
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实践中的人际关系
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配销中心经理特洛伊在工作中恢复精力
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特洛伊是公司分销中心的经理，这个公司为各种各样设备制作电子元件，包括洗衣机、电吹风、电子购物车和电子踏板车。30岁的时候，特洛伊很难控制自己的愤怒，他认为这样会破坏生产率，也会破坏自己和同事、下属的关系。
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特洛伊是公司里第一个参加精力管理项目的经理，这是公司发起，由咨询公司执行的项目。他们指导特洛伊如何更加有效地控制自己的情绪。他学会了练习远离沮丧，在感到不舒服的时候在分销中心散步，以平复自己的情绪。散步的时候，特洛伊经常数数或做做深呼吸。
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这种步行有助于特洛伊放松心情、调整情绪，还可以思考他应该怎样应对令人沮丧的人和事。渐渐地，特洛伊感到自己在工作中投入了更多的精力，同时他的绩效也有所提升。
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问题
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在你的经历中，合理应对困惑是否有助于恢复精力？
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资料来源：The program in question is based on the work of the Energy Project，as described in Tony Schwartz，“The Productivity Paradox:How Sony Pictures Gets More Out of People by Demanding Less，”Harvard Business Review，June 2010，pp.64-69.
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取得良好的开端
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有一个好的起始点意味着你更有可能拥有成功而高效的一天。糟糕的起始点会让你在一天的大多数时候不在状态。正如道格拉斯·梅里尔（Douglass Merrill）所说，早起的人们常常会因为出现在恰当的时间和地点而看起来总是很幸运。“当你早出发时，你会幸运地得到一个好车位；你会幸运地避开交通堵塞；你会幸运地按时完成一天的工作。”21为了经常性地获得好的开始，每天都有意识地早动手很重要。
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最近一项针对大学生的研究表明，那些在早晨达到绩效高峰的学生更有可能在今后的职业生涯中获得成功（例如，积极主动的人会把时间花在长期目标的制定上）。原因就是早上精力充沛的人往往比晚上清醒的人更主动。22那些无法克服习惯，在早上保持活力的人，也要努力在一天的开始做好自己的事情。保证有一个好的开始的最有效方法就是首先完成最艰巨的任务，因为大多数人在早上精力最为旺盛（之前提到的一个类似的方法在克服拖延方面也是有效的）。在完成最艰巨的任务之后，你就可以开始忙碌的一天了。
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充分利用办公技术
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