1702548745
近年来，很多公司开始利用办公自动化来提高工作生产率。这种改变并没有像预想的那样成功，其中一个重要原因是，很多员工并没有合理地使用这些技术。如果使用恰当，办公室中的多数高科技设备都可以用来提高生产率。对提高效率最有帮助的技术包括文档处理器、电子表格、语音邮件、影印机和个人信息管理器等。你对于这些始终存在的设备的使用，是提高生产率的关键。
1702548746
1702548747
使用办公技术所节省下来的时间必须投入到生产性的活动中去，这样对生产率提高才有实质性的作用。在清单的顶端，是那些显示在屏幕上的蜂鸣声和警报（或“幽灵警报”），以新邮件的形式提醒你那些重要的人物在Skype中上线了。23如果你的工作需要及时回复邮件，警报就非常必要，它会提高你的生产率。譬如，管理核辐射的技术人员及时接到核泄漏的警报。
1702548748
1702548749
有一点需要特别考虑的是，运用办公技术节约下来的时间一定要使用在有利于生产率提高的活动上。假设你使用网络办公设备节约了2个小时，如果你把这2个小时用在诸如寻找为公司节约成本的方法上，你的生产率就会提高。
1702548750
1702548751
通过使用办公技术提高生产率的一个有用的观点是，时刻保持对新工具的敏感。例如，时常因公出差的人要随身携带一个便携式扫描仪，可以扫描数据、名片和文件，同时，还能把信息组织到数据库中。当需要提高费用报告的时候，雇主就会用到这些信息。
1702548752
1702548753
人们也会陷入误区，他们有时会认为生产率有所提升是因为使用了办公技术。因此，每隔一个小时登录一次内联网的员工就会发现自己的生产率有所提升。然而，如果这个人的工作不需要不断地登录网络，他的生产率就不会提升。
1702548754
1702548755
每次专注一项重要任务
1702548756
1702548757
工作效率高的人在专注于所面对的人和事方面的能力非常强，很少会受到周围事物的干扰。众所周知，人们在工作的时候会受到私人邮件和社交媒体的干扰，这些事物都是刚刚兴起并影响人们工作效率的东西。再就业公司Challenger，Gray&Christmas做了一项估算，拜虚拟足球联赛所赐，美国的公司在职业足球赛季会损失15亿美元的产值。24（虚拟足球联赛是一种网络游戏，游戏中玩家扮演职业足球队的所有者，并且和其他所有者对抗。）另一个让很多员工无法集中精力的原因是，他们同时要处理许多电子设备。这些可能干扰到员工的电子设备包括社交媒体网站和私人博客。
1702548758
1702548759
对于注意力集中的最好诠释是我们沉浸在工作中，完全忽略周围发生的事情，可以称之为流体验。流体验需要持续不断的专注。专注的另一个有用的副产品是减少了心不在焉的发生。如果你完全沉浸于所做的事情，你忘记自己想做的事情的概率就会减少。
1702548760
1702548761
杰克·多西（Jack Dorsey）是一次只专注于一项关键任务的比较极端的例子。他是Twitter的创始人之一，同时也是支付平台Square的首席执行官。他平均每天在Twitter上花费8个小时，在Square上也花费同样多的时间。“做成这件事唯一的途径就是自律，”多西说。（他永远不会花费16个小时在Twitter上！）关于他专注工作的两个典型事例是，他会在周一召开管理会议，并持续一天；他还会在周二花费一天进行产品开发。25
1702548762
1702548763
有意识的努力和自律有助于提高专注的技巧。一个提高专注技巧的有效途径是每天花费一定的时间持续集中在一件事情上，譬如呼吸的方式。这个方法同样可以用在缓解压力上。进行上述培养注意力的练习之后，试着专注于工作的一个方面，譬如准备一个报告。
1702548764
1702548765
一些人在专注重要任务方面存在困难，或者在专注任何任务上都存在困难，因为这些人患有注意缺陷障碍（ADHD），曾经被称为多动症（ADD）。患有注意缺陷障碍的员工会发现自己很难集中、规划并且完成任务，而且常常忘记完成待办的项目。他们在重要的任务上提高注意力之前，需要服用一些药物，进行心理咨询或认知行为治疗。26
1702548766
1702548767
注意，要一次只完成一件重要的任务。在本章的末尾会提到，有时一次完成两三件事能够节约时间。一般而言，年轻人比年长的人更擅长多任务，但两者都会因此受到干扰并使绩效降低，这一点在第8章已经提到过了。办公室中，很多电子设备带来的干扰也会影响人们注意力的集中。这些干扰是自我强迫的，譬如查看电子邮件、即时消息或登录显示股市状态的网页。
1702548768
1702548769
集中于重要任务的关键是加强自律，这一点在第3章的自律模型中提到过。根据定义，自律的人能够关注当前的任务而不去理会其他的任务。马萨诸塞州萨德伯里认知和情绪中心的主管Edward Hallowell认为，你需要设置限制以控制周围的信息爆炸。27例如，当你想构建一个削减开支的新观点的时候，你要消除任何其他活动达3分钟之久。
1702548770
1702548771
简化工作流程，突出重要工作
1702548772
1702548773
虽然当今经济很繁荣，但公司经营所需要的人员仍然少于过去，很多毫无效率的工作都已被取消。清除无效率的工作是组织重建的一部分，组织重建是工作流程的重新设计和简化的过程。每名员工都被期望减少没有效率或对顾客没有帮助的工作。使工作流程合理化的另一个目的就是去掉那些不能给顾客带来价值的工作。时间管理权威大卫·艾伦（David Allen）认为，你必须不断地调整你的资源以达到最好的结果，并且不要优先做不重要的事情。28
1702548774
1702548775
下面是一些没有价值的工作的例子。
1702548776
1702548777
·给不需要的人发送收据和致谢。
1702548778
1702548779
·书写并邮寄根本没人阅读或需要的报告。
1702548780
1702548781
·召开对于完成工作、交换重要信息和改善团队精神毫无意义的会议。
1702548782
1702548783
·频繁地关注竞争对手的工作。
1702548784
1702548785
一般来说，为了使工作流程更合理，需要找出重复性的工作和浪费。重复性工作的一个例子就是例行公事般地给一些人发送电子邮件或打电话告诉他们相同的信息。浪费的一个例子就是召开完全可以通过电子邮件传达信息的会议。
1702548786
1702548787
重要（有价值贡献）的任务往往都是那些绩效优异并能获得大量回报的任务。例如，不管你对你的商店能否及时付账多么在意，你的商店不会因此而出众。但是，如果你把努力主要放在引进独特而且非常需要的商品时，这就会使你的商店成功。
1702548788
1702548789
很多人对这条建议的反应是：“我不认为把精力集中在重要任务上的这条原则适用于我。我的工作非常常规，所以我没机会从事那些有突破性意义的工作。”确实，很多工作非常常规。所以，很多人所能做的就是花一点时间，也许每周1小时左右，来集中精力完成那些具有潜在重要性的任务。
1702548790
1702548791
以稳定的节奏工作
1702548792
1702548793
对于大部分工作来说，按照一定的节奏来做是很有效率的。喜欢冲刺的员工给管理带来了很多的问题。一些员工以工作迅速为荣，尽管他们的错误率非常高。
1702548794
[
上一页 ]
[ :1.702548745e+09 ]
[
下一页 ]