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简化工作流程，突出重要工作
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虽然当今经济很繁荣，但公司经营所需要的人员仍然少于过去，很多毫无效率的工作都已被取消。清除无效率的工作是组织重建的一部分，组织重建是工作流程的重新设计和简化的过程。每名员工都被期望减少没有效率或对顾客没有帮助的工作。使工作流程合理化的另一个目的就是去掉那些不能给顾客带来价值的工作。时间管理权威大卫·艾伦（David Allen）认为，你必须不断地调整你的资源以达到最好的结果，并且不要优先做不重要的事情。28
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下面是一些没有价值的工作的例子。
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·给不需要的人发送收据和致谢。
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·书写并邮寄根本没人阅读或需要的报告。
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·召开对于完成工作、交换重要信息和改善团队精神毫无意义的会议。
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·频繁地关注竞争对手的工作。
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一般来说，为了使工作流程更合理，需要找出重复性的工作和浪费。重复性工作的一个例子就是例行公事般地给一些人发送电子邮件或打电话告诉他们相同的信息。浪费的一个例子就是召开完全可以通过电子邮件传达信息的会议。
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重要（有价值贡献）的任务往往都是那些绩效优异并能获得大量回报的任务。例如，不管你对你的商店能否及时付账多么在意，你的商店不会因此而出众。但是，如果你把努力主要放在引进独特而且非常需要的商品时，这就会使你的商店成功。
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很多人对这条建议的反应是：“我不认为把精力集中在重要任务上的这条原则适用于我。我的工作非常常规，所以我没机会从事那些有突破性意义的工作。”确实，很多工作非常常规。所以，很多人所能做的就是花一点时间，也许每周1小时左右，来集中精力完成那些具有潜在重要性的任务。
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以稳定的节奏工作
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对于大部分工作来说，按照一定的节奏来做是很有效率的。喜欢冲刺的员工给管理带来了很多的问题。一些员工以工作迅速为荣，尽管他们的错误率非常高。
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稳步工作的另一个好处就是，比起那些集中在某一次任务中投入超乎寻常的努力的人来说，你所完成的任务要多得多。一名完全稳步工作的员工会做到任何一个星期一所完成的工作与任何一个假期来临的前一天完成的工作一样多。这样到年终的时候，就会积累出额外的时间或者生产率。虽然说稳步工作有这些优点，但是你的工作也会遇到高峰和低谷，例如，对于税务会计公司而言就存在着旺季。
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以稳定的节奏工作是非常困难的，因为大多数人在一天的工作即将结束的时候容易懈怠。猎头公司Accountemps让150名高管对员工的生产率进行投票，其中1/3的高管认为下午4~6点是全天生产率最低的时候；另外1/3的高管认为，午饭之后到下午2点这段时间是全天生产率最低的时候。克服生产率下降的建议有以下几条：小憩一会、呼吸新鲜空气、溜达溜达以及在早上完成最具挑战性的任务。29
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寻找安静、远离干扰的时间
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很多办公室员工发现他们的一天是纷繁复杂和零碎的。各种不断的打扰使得工作的完成变得非常艰难。这种持续的开始–停止–再开始的工作模式加长了完成工作所需要的时间。而安静的时间就可以阻止这种浪费效率的事情发生。获取安静的时间，一段不被打扰的时间段，将确保你将精力集中在工作上。这可以通过关掉电话、不收发电子邮件、不接待访客的方式来加以实现。
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安静的时间可以被用来思考、计划、整理思路、做分析性的工作、写报告以及做创造性的任务等。在降低生产率方面，比起体力劳动，干扰对脑力劳动的影响更为严重。这是因为打扰会破坏一个人的思路，而要回到原有的思路上要花很多的时间。
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在某些工作中，很难找到安静的时间，譬如那些需要和客户联系的工作。管理者需要针对何时何地需要安静的时间来工作达成共识。有时，早晨在家或者在一个没人的办公室或会议室能够获得安静的时间。
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擅长利用零碎的时间，使用多任务处理日常工作
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一名生产率高的人士会充分地利用工作和生活中各种零碎时间。在邮局排队等候时，你可以更新需要完成事情的清单；当你等电梯时，你也可以阅读一份简报；如果你在下班前10分钟就完成了一天的工作，你可以利用这段时间来清理文件。在出差途中，你可以适当地携带一些工作。当你提前到达机场或者航班延误时，你可以利用这段空闲时间来做一些日常工作。很多出差在外的人都会携带一个笔记本电脑或平板电脑。还有一些专业人士使用智能手机代替电脑输入公司的信息。因为早到或航班晚点消耗在机场的时间里可以做一些常规的工作。这样，在年终的时候，你的生产率要比把这些时间都浪费掉的情况高出很多。
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利用零碎时间的方法也是一种建设性的多任务处理方式，包括坐电梯的时候回顾待办事项清单。同时处理两个或更多的日常琐事有时能够提高人们的生产率。
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在固定的自行车（健身器材）上进行有氧运动的时候，你可以看看工作相关的消息；上下班的路上，你可以听听广播，关注一下和工作相关的潜在信息；看邮件的时候，你可以顺便收拾一下电脑以外的空间；等待文件下载的时候，你可以整理一下工作区域或者阅读一份简报。
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尽管多任务处理方式能够提高生产率，但是要避免粗鲁或危险的行为，或者两者都要避免。一种粗鲁的方式就是一边打电话或上课，一边做文书工作。危险的行为包括驾车的时候进行一段紧张的谈话或收发信息。驾车途中使用笔记本电脑或台式电脑收发邮件更加危险，因为你不得不把全部注意力集中在邮件中，顾不上观察前方的路况。
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掌控文书工作、收件箱和电子邮件
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尽管电子信息被越来越多地使用，工作场所中仍然充满着各种各样的打印信息，包括电脑打印品。你会注意到当地的办公用品商店有很多打印纸出售。文书工作主要关注管理细节，譬如通信、费用报销单和调查报告。回复电子邮件、即时消息和短消息会引起额外的用来整理这些信息的工作量，即使它们属于电子工作而非文书工作。
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