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掌控文书工作、收件箱和电子邮件
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尽管电子信息被越来越多地使用，工作场所中仍然充满着各种各样的打印信息，包括电脑打印品。你会注意到当地的办公用品商店有很多打印纸出售。文书工作主要关注管理细节，譬如通信、费用报销单和调查报告。回复电子邮件、即时消息和短消息会引起额外的用来整理这些信息的工作量，即使它们属于电子工作而非文书工作。
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如果你能够处理好文书工作、电子邮件、即时消息和短消息，你就不会失去对工作和生活的控制。然而，失去对工作和生活的控制会引起大量的负性压力。理想情况下，花在文书工作和常规的电子邮件上的时间应该占很小的一部分。因此，非黄金时段（你没有特别疲惫，精力也不是非常充沛）是处理日常行政工作最好的时间。
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一个可行的建议是，打算持续关注电子邮件和即时消息的人们最好找出一段固定的时间回复至少保存两天的未回复的重要消息。把有潜在价值的邮件放入存档文件夹里。当你收到一封新邮件或即时消息的时候，做出回复、删除、转发或存档的行为。如果一封邮件需要回复，你要把这封邮件留在收件箱里，直到收集到足够的信息时再进行回复。30
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人际关系：职业发展与个人成功心理学（原书第10版） [:1702541468]
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人际关系：职业发展与个人成功心理学（原书第10版） 人们怎样克服时间的浪费
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改善个人生产率的另一个有效方法就是减少浪费的时间。员工浪费时间是组织中最具破坏力的工作问题，可能比盗窃和欺诈的成本还高。根据American Online and Salary.com的调查结果，在8小时的工作日中，除了工作和休息时间，平均每名员工会浪费2.09小时。31最近非正式的调查结果支持了之前的发现，同时还提到，大萧条时期，员工浪费的时间较少。值得注意的是，2.09小时这个数据是排除了那些在工作日的开始人们工作效率低，以及快下班的时候加速工作和在晚上开夜车工作的情况。
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本章前面讨论过的技术都能帮助节约时间。然而，本节将要提到的战略和战术会直接帮助克服浪费时间引起的问题。
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人际关系自我评估测验16-1为你提供了一个思考自己是否会浪费工作时间的机会。
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人际关系自我评估测验16-1
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我是否有浪费时间的倾向
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按照以下的描述，评估一下你自己在多大程度上具有浪费时间的行为，使用三点量表作答（1=从不或很少；2=有时；3=经常或几乎每天）。思考的时候，把这些活动和工作、教室或者学习联系起来。
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计分和答案解释
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把你的分数加起来。
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10~15分，在这个分数区间表明你浪费的时间很少，不会影响到你的生产率。如果在工作中偶尔休息一下或换换脑子，生产率还会有所提升。
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16~24分，在这个分数范围内表明你在工作和学习上的时间浪费程度处于中等水平。你需要找到克服浪费时间的方法，尤其是你的分数落在20~24分的时候。
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25~30分，这个分数表明你在工作和生活中浪费了太多的时间。因此，你的生产率可能会流失。你需要集中精力克服时间的浪费，并且从消除最严重的影响时间浪费的因素开始，逐渐消除其他因素。
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减少做白日梦的时间
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工作中的思想游弋是消耗工作生产率的一个主要影响因素。当员工觉得工作非常无聊的时候，例如核查别人工作中的错误，就会产生白日梦。没有解决的个人问题是白日梦的重要来源，并且阻碍了你的生产率。这个观点的正确性在于只有集中注意力才能够有效地利用时间。当你全神贯注地思考个人或生意问题时，你就不可能把全部精力放在手头任务上。
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解决的办法就是通过一些富有建设性的活动来彻底解决这些使你分心的问题。有时候，一个相关的小问题，诸如使用过期的驾照开车，都会使你分散精力。在其他时候，一些主要的问题，诸如如何更好地照顾受伤的父母，也会干扰你的工作。在上述情景中，你只有采取适当的行动才能够不分心。
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准备一个时间日志来评价自己对时间的利用
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使你成为更有效的时间管理者的一个先进工具就是准备一个时间日志，记录下你当前是如何使用和分配时间的。对于（每周）五个工作日，记录你做过的每件事情，包括回复电子邮件和休息等的行动。时间日志的最重要的结果之一就是能够找出时间漏洞。每日计划是一种可选的时间日志形式。一些人使用电子表格可以达到同样的目的，包括行政人员。看看你的结果，看看你的时间浪费模式是什么样的。一位医院的行政人员通过时间日志发现自己每天早上要花费20分钟在停车场里寻找车位。她的结论就是早到医院五分钟，就能在几分钟之内找到车位。这就是那些让你白白浪费时间的事情。这些事情包括花费大量时间等所有人一起去吃午饭；走去同事的工作间而不是打电话。理顺工作的过程同样也可以找到时间漏洞。
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时间日志最大的好处就是能够帮你克服时间漏洞。时间漏洞（time leak）是那些让你白白浪费时间的事情。在这些事情中，花费很多时间召集一大群人共进午餐，然后走到同事的隔间闲聊比发送邮件的时间多很多。简化工作流程的过程也能够识别时间漏洞。