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当电子邮件成为一种默认的交流工具，人们甚至不假思索就会跟隔壁办公室的同事发邮件，它对这种类型的社会环境来说意味着什么？当发信息代替通话成为手机中使用最多的应用程序，这又意味着什么？到了现在，语音留言又开始成为主流。
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请别误会，我并不是在贬损人们对电子通信方式的热爱——因为我本身就非常热爱！虽然我不是最早一批进行电子通信的人，但我绝对赶上了第二波潮流。我非常喜欢用智能手机，总会拿它收发邮件，发博客、微博和信息。即便如此，我也看到了很多问题正在发生，就是因为过度使用这些技术。新的标准正在飞速发展，但并没有得到普遍的使用。人与人之间的代沟正在分裂公司，而且很多不良行为也在看起来无辜的键盘声背后发生着。
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我知道本书讲的是真实的职场存在感以及如何发现让自己觉得正确的事。我已经试着更多地采用描述性的方式而非定义的方式，而且我还会继续这么做——除这一章外。如果我写了一本关于存在感的书，里面却没有包含关于存在感的最常见的错误情况之一，即误用电子通信，那就是不负责任，而且这种错误还会在公司里面继续发生。事实上，我认为你可以借由我接下来要描述的情境观察自己或你的一些同事。
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所以请原谅我的说教，也请不要做出以下行为。
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情境1：用邮件管理公司
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邮件是一种有效的管理方式，但过度使用邮件就会适得其反。
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你知道，当你给下属下达指令、发布嘉奖，或者与之沟通都在键盘上发生时，这就意味着你在用邮件管理公司，而且这样做的也不止你一个。邮件在很多方面都是一种有效的管理工具，但问题在于过度依赖它，效果就会适得其反，而且并不是因为你可能想到的那些原因。做一做下面这个名为“检验你的邮件敏感度”的测试，然后看看哪些管用哪些不管用。
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练习：检验你的邮件敏感度
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回答下面的三个问题。圈出适用的一个或多个答案。
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1. 用邮件分配项目通常会：
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A．省时
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B．费时
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2. 下属通过邮件从他的主管那里接到了一项工作任务，但其中的内容却表述不明，这时他最可能做的事情是：
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A．询问清楚
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B．和其他同事讨论，一同完成这项任务
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C．猜一猜任务的内容，然后按自己的理解做事
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3. 经理可以用邮件有效地传达：
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A．好消息（比如晋升、鼓舞和奖励）
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B．中性消息（比如与进程相关的或管理上的更新或提醒）
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C．坏消息（比如斥责、建设性反馈）
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经理们知道他们需要在团队面前传达自己的想法，将团队集合到一块，共同处理不确定因素——换句话说，也就是大事。邮件是一种处理日常工作的便捷的默认沟通方式。大多数经理都会说他们使用邮件就是因为它省时，通过邮件分配任务要比打电话或者在开会间隙把人召集到办公室更便捷。我认为邮件并不总是节省时间，所以第一题我的答案是B。
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分配工作任务时，最重要的一点在于要把你的期望表述清楚。一般来说，这要求双方在内容、资源和截止日期上互相让步。如果这一过程缺失，那么你很可能会遭遇大量耗时费力的情况和后果。
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当项目获得了解并正在处理中的时候，你利用邮件管理团队成员递交的最后成果就可以非常高效。然而，考虑到项目的复杂性，你可能仍然需要进行口头核实，那就给我们造成了问题，即当下属通过邮件收到内容不确定的工作任务时要做什么。所以第二题我的答案是B和C。
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邮件浪费时间的首要原因是，如果指令没有被完全弄懂，这时下属就会胡乱猜想。也许这是一种基于人性层面的对高层的回应，我们不想给老板增添负担，即通过回复邮件增加一大堆后续的对话。邮件会产生距离。如果经理用邮件发信息，那就意味着她可能不想被面对面的对话所打扰，无论这是否属实（而且坦白地说，有些时候的确如此）。
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更可能的是，我们会竭力寻找答案，而这也只会让我们更可能大错特错。当我了解到一名高管得不到它所期望的工作成果时，我会请他描述分配任务的过程——一般来说，首先是从发邮件开始的。
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