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当然，发邮件也有起作用的时候。所以第三题我的答案是A和B。
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用邮件进行正面或中性的沟通——不要进行负面沟通。
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利用邮件让整个团队在近期收获胜利后活跃起来，或者突出强调企业活动，每个人就会同时处于“了解”状态。因员工的绝佳表现而表扬他，无论通过群发邮件或者单独发邮件都会非常振奋人心。这样一来，员工可以反复看到对自己的积极评价，还能把它发给朋友和家人，而且同事们也会由此称赞他。
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邮件还能表述中性信息，比如需要详细解释或提醒的管理进程——很显然，催促递交更为完善的支出报告并不需要召开一场员工大会。所以我们要感谢邮件通信软件Microsoft Outlook，它为我们节省了很多开会的时间。
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以下是邮件不该被使用的情况：交流坏消息，包括任何会被理解为坏消息的消息。首先对于接收者而言，收到一封消极负面的邮件会让人心情非常糟糕。你会错过重要的语境，也不能问问题或者阐述自己的观点。它会影响你的效率。当你收到这样一封邮件时，你不会看它，而是立刻回到工作中。你会感到心神不宁，把它发给自己的另一半，或者更新自己的简历。如果邮件里没有传达有利于沟通的重要提示，那么通常就没什么可做的了。如果经理的目的是纠正你的行为或直指一个问题，那么一封消极邮件也无法达到那种效果。
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最后要注意的一条是，员工总会埋怨他们经理发来的邮件数量。这不是说他们不想收到邮件，而是他们想在阅读众多邮件之余也能完成一些工作。检查一下你的发件箱，看看是否你每天给同一个人发邮件超过三次。如果是，那你就要处理一下了。试着整合你的通讯录，这样你的团队收到的邮件就可以不用显得太过密集，或者试用一种传统的方法：站起来，走到大厅去。
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情境2：没完没了地发邮件
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我常常会听到这样的抱怨：谁谁谁的经理（包括CEO在内）在不停地发邮件。不仅邮件数量令人苦恼，发邮件的时间也毫无限制——不只是工作日会有邮件，甚至早上6点、午夜或者周日下午2点都有。它创造了一种工作永无止境、员工永不停歇的印象。而员工不得不放下一切事情，冲过去回复邮件来跟上步调。其中有趣的是：经理们常常会说，当大脑迸出一个想法时，他们就会发邮件，并不是因为他们指望员工会回复。不过，这里存在着一个强大的行为动因，即领导者定下了基调。所以如果老板毫无节制地发邮件的话，那就可以推断这将永无宁日。
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顺便说一句，经理不停发邮件的举动会损害自己的名誉。这让人感觉他没有规划、毫无效率、想法单一或者极其缺乏时间管理方面的技能。我们希望领导者努力工作，但我们也希望他们有自己的生活。
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如果你想让自己的团队筋疲力尽，心中充满怨恨，那就不停地发邮件给他们施压吧。
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不停发邮件是经理要重点解决的问题。如果你想让自己的团队筋疲力尽，心中充满怨恨，那你就不停地给他们发邮件吧，不然，就请尊重员工，让他们享受生活。如果你是收件的那一方，可以等到正常的工作日再回复邮件（假设它真的不是紧急事件）；如果是周末，再等24个小时也是完全可以接受的。此外，这样还可以和缓地建立时间上的边界。
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情境3：发出侵犯性邮件
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侵犯性邮件比坏消息更严重，里面的内容充满着恶意和讽刺。它们就相当于一个不敢跟你当面对话的懦夫所打出的一记重拳。如果你要跟一个发给了你一封侵犯性邮件的人当面对质，你首先要看到这一点：他会立即否认自己说过那些话。
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一封侵犯性邮件的来龙去脉通常是这样的：某人很生气——无论是自己受到侮辱还是工作上出了错，他把所有这些愤怒全发泄在一封邮件上，然后点击“发送”键。（如果在当天晚些时候发生，这会更糟糕。）
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如果你质疑自己的邮件是否合适，那就先保存为草稿，留着回头再处理。
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几乎每个人都在某些时候发过这样一封带有侵犯性的邮件。有些人会因为发这些邮件而获得某种“名声”。当你看到他们的名字出现在你的收件箱中，你的胃会痛一下。无论什么环境，无论何时你发觉自己非常愤怒，想在键盘上把这些愤怒宣泄出来的时候，你都可以采用这样一个简单的方法应对：保存为草稿，留着回头再处理。这会解决99%的问题，因为当愤怒消退之后，这封邮件几乎不会再发出去。生气的时候发邮件不会解决任何事情，事实上，它反而会毁了你们之间的联系（一朝被蛇咬，十年怕井绳），甚至会害你被解雇。
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作为领导者，要在发邮件的时候表达最起码的礼貌。有这种强烈的情绪掺杂其中，就算是文字空洞的邮件也会让人产生一股沮丧之情。重申一下，如果邮件里没有体现发件人的存在感，那就意味着邮件的接收者将只会看到一堆毫无意义的文字。
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情境4：对邮件“全部回复”
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这个情境结合了前面几点。我们大多数人都见过这样的情境：双方多次以邮件往来沟通，但有一次，其中一个人突然用“全部回复”的方式给另一个人发了一封邮件，实际上就是想简单地打声招呼而已。这基本上就像在会议中遭到训斥一样。它还会变得更糟：收件人想要私下里讨论问题，但另一个人的回复却让整个团队都看到了邮件的内容！这绝对是一种不友善的行为。
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我曾经有一个客户，他的经理总是用“全部回复”的方式发邮件，以至他最后都不回复邮件了。这会创造一种充满担忧和报复的环境。他试图跟他的经理直接阐明这个问题，但从来没成功过。最后他也只能作罢。
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这足以说明这种策略收效甚微。无论这一群同事是水平相当还是能力有高有低，一旦任何人会获得一点消极评价，你就要放弃群发邮件的方式，转而进行一对一地处理。如果把它拿到团队中讨论会显得十分难堪，那你就要避免这种情况。
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情境5：不断查看手机
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沉溺于智能手机不仅是我的个人癖好之一，也绝对是损害存在感的一个因素。我们对智能手机的依赖程度，就像医生一直被传唤要做拯救生命的手术一样。几乎每场会议都有人不停检查自己的手机是否收到了新消息。有人和你共进午餐，他就会把手机放在桌子上——正面朝上，方便他随时查看。为什么那些甚至都不在房间里的人会显得比我们面前的这些人更重要呢？
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