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我们假设电邮是一种交谈，从而进一步认为写邮件时我们使用了这些非语言元素，且读者可以看到并听到这些元素。纽约大学的贾斯汀·克鲁格（Justin Kruger）教授及其同事们发现这些假设有三个一致性影响：
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■相比实际对话，邮件内容的表达格外不清晰；
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■我们通常会高估自己邮件内容表达的清晰程度；
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■我们同样会高估自己阅读邮件时的理解程度。
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克鲁格教授发现，当邮件作者想表达双重意义，如讽刺、反语时，这些错误的判断会格外严重。
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美国雪城大学的克里斯汀·拜伦（Kristin Byron）教授对这些发现作了进一步研究。她发现我们阅读邮件时负面情绪要比作者预想的更大，我们更容易把原本积极情绪的表达理解成中性的，把中性表达理解得更消极。比如，作者可能想的是单纯的评论，但读者可能将其理解为批评。拜伦教授称，如果邮件作者在地位上比我们高，年龄较大，或是男性（这点很有意思），我们更容易从负面情绪上解读邮件。
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这是怎么回事呢？我认为，我们潜意识中假设这是一场交谈，邮件文本，甚至我们阅读的屏幕就像一张面具。和戴面具的人交谈有些吓人；于是邮件可能就产生了类似的潜意识威胁。
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避免误解
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这里提供四条策略，可能有助于降低被误解的可能性。这些策略全部取决于我们以某种方式在邮件中使读者“看得见”我们。
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首先，我们可以使用“表达规则”。例如，发送者在邮件中多使用一些推脱责任的话，如“请原谅邮件的简短，我是用平板电脑发送的”。某个机构的邮件都会以这样的话结尾：“这封邮件可能显得过于简洁，若给您造成误解，使您认为我们草率处理问题或让您感到冷漠，望请见谅。”
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其次，我们可以使用情感暗示。如果我们能明确解释自身感受，读者就不太会对所写的内容产生误解。你可以使用如下句型：“这种情况使我感到……”，或者“其实现在，我觉得……”。表情符号也能表示情感暗示，近来研究表明，我们现在会用解读现实面部表情的大脑区域阅读表情符号。
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但是一些读者可能觉得表情符号不如其他情感暗示可靠，如我们花多久的时间回复邮件，我们的信息有多长，或者我们表达自我的正式程度。
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再次，我们可以使用邮件礼节。这真的只是我们在现实对话中的一种礼貌形式，仅仅需要我们在写作时多付出一些努力。
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■避免读者可能产生误会的元素：奇异、反讽、讽刺和幽默等。要知道，在交谈中幽默的评论多么容易被误解——下笔时想清楚出问题的概率有多大。
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■增加一些善意、体贴和礼貌的元素。至少在邮件开头和结尾使用一些问候、署名和“握手”等建立人际关系的辅助无素。
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■避免使用大写字母，它们让人感觉你在怒吼；避免使用下划线，它们使文本更难阅读；避免使用过多斜体及感叹号，它们使邮件看着太过激动。
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最后，我们可以注意邮件中经常缺少的部分：语境。如果读者不能搞明白邮件的内容，他们会很迷茫。他们不能问你（除非再发送一封邮件），因此我们需要帮助读者，包括给他们提供一些框架信息：过往历史、近来的活动及你们上一次的谈话内容。情境设定对你来说似乎有些浪费时间，但可以帮助读者更快了解你之前所说的内容。
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与读者建立信任
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我们向某人发邮件请他做某事时通常会产生误解。普通的请求会被误解为无礼的命令，改变某事的说明可能被解读成批评。如何在不冒犯别人的情况下使用电子邮件说服他人呢？
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把你与读者的关系，想象成是一个银行账户。如果你想取钱，需要先存入一些资金。如何能在读者与你之间增加信用额度？你能提供给他们什么？仅仅告诉别人让他去做某件事很容易被解读为逼迫对方。如果你能找到一种方法引导他们按你的想法行动，对方的反应会更积极。感谢、表扬、鼓励及帮助都可被视为你工作关系中的银行存款。
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试着在写作时进行思考。模仿是一个好方法：使用读者的语言表示你在仿照他们的思考。但并肩合作会更好：找到共同目标，一起努力然后寻求帮助。
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作者杰伊·海因里希（Jay Heinrichs）建议人们写邮件时要注意所使用的时态。我们使用三种时态：过去时、现在时和将来时。每种时态都携带隐含信息，尤其是在我们要求读者做某事的时候。
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■潜意识里我们把过去时与责备或自我辩解联系在一起。这件事发生了吗？它应该发生吗？谁要为之负责？谁应该为此受到惩罚？
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■现在时主要涉及价值观。它向读者暗示了你是什么样的人，你信奉什么样的价值观。
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■将来时与选择有关。它暗含了决策的制定。将来时越过了对过去的责备和价值观的判定，寻求做出正确的决策。
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