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含有被动语态动词的句子使文章更为正式，含有主动语态动词的句子更随意。通常，人们更倾向使用主动语态动词；但也不能把被动语态动词排除在外。它们有助于构建侧重点不同的句子。如果你不知道或者不想说明动作的主人，被动语态动词会非常有用。使用被动语态动词没有问题，但主动语态动词会让你的文章更为生动。
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什么是“抽象名词”
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名词表示事物、人、时间、地点或数量。具体名词表示世界中的实体事物（桌子、女人、钢笔、汽车、树木）；抽象名词表示思想、概念或不能被身体感知到的某种特征（成长、意识、训练、营销、可能性）。
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抽象名词使你的文章更正式。许多抽象名词都是带有标准后缀的长词：-ion（翻译translation，操纵manipulation，规格specification）；-ment（测量measurement，管理management，替代replacement）；-ence或-ance（管理governance，维护maintenance，优势predominance）；或-ity（酸性acidity，功能functionality，优越superiority）。
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罗列抽象名词可使文章更正式。若你想让文章随意一些，可以使用动词或形容词来替换抽象名词。如果要使用一堆词汇才能替换一个抽象名词，则考虑保留它。
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我需要哪个词
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一些词在表达意义上的作用极其有限，但却有助于表达你想要的语气。“我们每周做这些测试”和“我们以周为单位进行测试”意思差不多，但后者显然更专业、更深刻。用词和加词进行强调，使你的文章更正式。如果去掉它们，你的文章“听上去”更直接、更口语化，但同样可能会显得有些无礼。一般情况下，如果能用更少的词表达更多的意思，文章质量会得到提高，不妨比较下面两段话：
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这种安排的好处是可以在咨询费用上有所节约，并为新用户提供了学习新系统的机会。同时，他们还可以利用这段有意义的时间了解其工作。
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这种安排节省了咨询费用，使新用户在职场学习中了解此系统。
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挑选一封你刚完成的邮件进行改写，将文体风格调整到文体范围的某一端，表达内容要与原文一样，不要随意改变本意。改写的文章有什么引起你注意的地方吗？你觉得读者对新版本的文章会有什么反应？
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构建佳句
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语句表达观点。如果句子写得好，它们可以更有力地表达你的观点。长句及复杂句式更为正式；短句、简单句式更随意。但这不是一定的，特别随意的文章也可能包括很长且不连贯的句子。无论文体风格如何，文章观点一定要表达清楚。
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遵循“15-25”规律：信息句、主题句和其他表达主要思想的句子不应超过15个单词，所有其他句子不应超过25个词。
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通过以下方式强化句子：
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■切分长句为独立的短句；
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■简化复杂句；
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■寻找合适的主语及动词。
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尽可能将主语放在句子开头，动词紧随其后。选择合适的主语，使其像故事中的角色一样。使用动词说明角色在故事中的行动。比如，这句话中没有任何角色出现：“这个决定将于周五做出。”这样会显得非常正式且冷漠。“董事会将于周五做出决定”这句话引入了一个角色及一种故事感。当然，如果去掉抽象名词，该句的文体风格会更随意：“董事会要在周五作决定。”
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谋划表达有力的段落
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段落能够体现文章的正式程度。报告、简报及提案通常能从好的段落结构中获益，相反，电子邮件中很少使用段落。最不正式的文体——广告、宣传材料及演讲——往往使用单句，没有段落。
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段落可以显示你思考的脉络，它们表明了每段的主旨和段落之间的关系。每当你提出一个新的观点，就要另起一段。
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每段段首使用主题句概括本段主旨。主题句有助于确定每段内容，你可以把主题句看作是一整段的信息提示，它应满足如下几点：
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■语法完整；
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■观点单一；
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