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对方会在哪里接收我的信息？在办公室里，随手就可以取得相关的数据；还是远离相关的场所，所以我可能需要再提醒他们相关的事实？
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我的信息处在整个事件的哪个环节？我在回答对方的问题吗？这是对方第一次听到这个主题或问题吗？
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我跟对方的关系如何？信息的主题是引起我们之间意见不和的原因吗？整个气氛是紧张还是和谐？
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回答了上面这些问题后，要回答下面这几个问题也会更容易，比起你直接跳到“我要说什么？”更有帮助。
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内容（主题）
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我到底想说什么？
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我需要说什么？
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对方需要知道什么？
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哪些信息我可以省略？
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哪些信息我一定要包含，以达到：
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清晰（clear）
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积极（constructive）
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简洁（concise）
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正确（correct）
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礼貌（courteous）
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完整（complete）？（这是有效沟通的6C原则）
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方式（语气和风格）
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如何传达我的信息？用文字，用图片，还是两者都用？用什么样的文字，什么样的图片？
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什么沟通媒介最合适？书面还是口头？电子邮件、便条还是一通电话？写信（电子邮件或书面邮件）还是碰面会谈？书面报告（通过网络寄送或邮寄）还是口头报告？
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如何组织各项重点？是用演绎的方式（先提重点，然后说明／举例／图解），还是用归纳的方式（先说明／举例／图解，然后把重点归纳出来）？
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如何达到预期的效果？我该采取什么语气，以达到目标？我应该采用或避免哪些字眼，以产生恰当的语气？
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