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对方会在哪里接收我的信息?在办公室里,随手就可以取得相关的数据;还是远离相关的场所,所以我可能需要再提醒他们相关的事实?
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我的信息处在整个事件的哪个环节?我在回答对方的问题吗?这是对方第一次听到这个主题或问题吗?
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我跟对方的关系如何?信息的主题是引起我们之间意见不和的原因吗?整个气氛是紧张还是和谐?
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回答了上面这些问题后,要回答下面这几个问题也会更容易,比起你直接跳到“我要说什么?”更有帮助。
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内容(主题)
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我到底想说什么?
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我需要说什么?
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对方需要知道什么?
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哪些信息我可以省略?
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哪些信息我一定要包含,以达到:
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清晰(clear)
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积极(constructive)
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简洁(concise)
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正确(correct)
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礼貌(courteous)
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完整(complete)?(这是有效沟通的6C原则)
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方式(语气和风格)
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如何传达我的信息?用文字,用图片,还是两者都用?用什么样的文字,什么样的图片?
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什么沟通媒介最合适?书面还是口头?电子邮件、便条还是一通电话?写信(电子邮件或书面邮件)还是碰面会谈?书面报告(通过网络寄送或邮寄)还是口头报告?
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如何组织各项重点?是用演绎的方式(先提重点,然后说明/举例/图解),还是用归纳的方式(先说明/举例/图解,然后把重点归纳出来)?
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如何达到预期的效果?我该采取什么语气,以达到目标?我应该采用或避免哪些字眼,以产生恰当的语气?
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