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有时候，这些问题的答案并不难找，甚至是非常明显。但是要小心，我们很容易只从自己的角度看事情，忘了对方可能会有不同的观点。因此，在沟通比较棘手或复杂的事情之前，最好先把这些问题想一遍。甚至是在日常的沟通中，也把这些问题谨记于心。这样可以防止你“说话不经大脑”，写电子邮件时这种情况就特别容易发生。
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如果是非常棘手或敏感的问题，最好在动笔或开口前几天，甚至几星期之前，就开始思考这些问题。
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沟通圣经：听说读写全方位沟通技巧（修订第5版） 1.8 计划沟通内容的七大步骤
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步骤一：写下目的
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思考过上面五大基本问题之后，你就可以开始计划信息的内容。首先，把你希望达到的目的写下来，用一到两个句子即可。把它摆在眼前，有助于你之后组织信息的内容，并避免离题。
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步骤二：收集信息
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把你觉得需要提出的想法或重点全部写下来，尤其是如果你的信息篇幅很长的话，例如书面报告或口头报告。你可以写在白纸上、卡片上，也可以打在计算机上。在这个阶段，你要注意只选择重要的相关信息，不相关的信息全舍弃，不管你多想保留这些信息，先自问：
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这跟我的信息真的有关系吗？
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我的听众真的需要这些信息，才能理解我的信息吗？
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这真的有助于我达到目的吗？
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步骤三：把信息分类
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自我检查
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我们最常用哪种顺序来呈现信息？
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现在看看你列出来的信息，把相关的信息归为一类。把各项信息按照类别重写一次，不妨再加上一个标题，每个类别稍后可能就各自成为一段或一节，而标题就可以继续当作标题使用，或是协助你撰写该段的“主题句”，因为它涵盖了该段的主旨。记住，一个段落应该只有一个主要的想法。段落中的其他内容是用来支持这个想法的例子、细节、说明等。（见图13-1：段落的结构）
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步骤四：决定顺序
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下一步就是把笔记上的各个类别按照某种逻辑顺序排列出来，方便读者理解。内容排列顺序的方式如下：
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按照时间顺序 按照事件出现的时间顺序叙述，是最常用的排序方法。在某些状况下，“顺叙法”是最合适的做法，但不要盲目采用。由于在商务场合上需处理的事务都有一个时间顺序，因此我们很容易就想到采用顺叙法，没考虑到顺叙法可能并不是最合适的做法。所以，务必先看看各类信息之间是否存在其他的逻辑关系。
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按照空间顺序 便于描述机械、建筑、家具、地理位置等。按照空间呈现各项信息，例如从北到南、从上到下、从左到右、从高到低、从内到外、从近到远等。
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按照重要性 “重要性递减法”（或称演绎法），先说明最重要的信息，引起读者的注意；或是“重要性递增法”（或称归纳法），先说明最不重要的信息。商务书信中通常不建议采用“重要性递增法”，除非是以说服对方为目的的书信，这时这种做法会很有效果。
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复杂性递增法 先提出简单的信息，渐进到复杂的信息。
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熟悉度递减法 从“已知”的信息渐进到“未知”的信息。
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按照因果关系 “因为……，所以……。”也就是先说明原因，再说明结果。
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