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谨慎
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随机应变、乐于协助
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作 业
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我们都遇过这样的总机人员：接个电话就好像是打扰到他似的。如果让你挑选总机人员，你会注意哪6个个人特质？
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除了总机人员，每一个有机会接商务电话的员工或主管也应具备这些特质。好的总机人员就如同公司的大使：他替你接待打电话来的人、把你介绍给对方、把电话转给你、为你不在而道歉、记留言，而且经常替你受责难。你应该善用公司的电话系统来协助总机：
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礼貌了解公司的电话系统如何运作。
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把完整的电话交给秘书或其他有责任为你打电话的人，包括国码和区号。
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请秘书为你打电话之后，自己不要马上就消失不见。
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电话响过一声后就接起电话，包括秘书回电话给你时。
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收到留言后立刻回复或行动，不要拖延。
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事先告诉秘书你什么时候可能不在。
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把你的专线留给有可能会打电话给你的人，这样对方就不用通过总机联络你。
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沟通圣经：听说读写全方位沟通技巧（修订第5版） 5.5 打电话前、讲电话、打完电话后
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打电话之前
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自问有效沟通的六个基本问题：原因？对象？时间？地点？内容？方式？（见第1章第7节）
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把你想达到的目的、必须包含的重点和问题、重要的日期等写下来。
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把对话当中可能需要用到的文件、信件等资料准备好。这样你就不会电话讲到一半还要去找相关的文件，或是还要把计算机打开，然后让对方等半天。
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准备一张白纸，随时可以做笔记。
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知道对方的名字。有时候我们可能事先不知道对方的名字，但是对经常与你通电话的人，你至少可以把他们的的名字与号码记在通讯录里。
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有些时段通话话费比较便宜，最好在节费时段再打。
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注意拨电话号码或是把号码清楚告诉要帮你拨打或转接的人。拨错号码是引起不快和浪费时间最常见的原因，但其实也是打电话的人自己的错。
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