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礼貌了解公司的电话系统如何运作。
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把完整的电话交给秘书或其他有责任为你打电话的人，包括国码和区号。
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请秘书为你打电话之后，自己不要马上就消失不见。
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电话响过一声后就接起电话，包括秘书回电话给你时。
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收到留言后立刻回复或行动，不要拖延。
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事先告诉秘书你什么时候可能不在。
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把你的专线留给有可能会打电话给你的人，这样对方就不用通过总机联络你。
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沟通圣经：听说读写全方位沟通技巧（修订第5版） 5.5 打电话前、讲电话、打完电话后
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打电话之前
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自问有效沟通的六个基本问题：原因？对象？时间？地点？内容？方式？（见第1章第7节）
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把你想达到的目的、必须包含的重点和问题、重要的日期等写下来。
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把对话当中可能需要用到的文件、信件等资料准备好。这样你就不会电话讲到一半还要去找相关的文件，或是还要把计算机打开，然后让对方等半天。
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准备一张白纸，随时可以做笔记。
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知道对方的名字。有时候我们可能事先不知道对方的名字，但是对经常与你通电话的人，你至少可以把他们的的名字与号码记在通讯录里。
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有些时段通话话费比较便宜，最好在节费时段再打。
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注意拨电话号码或是把号码清楚告诉要帮你拨打或转接的人。拨错号码是引起不快和浪费时间最常见的原因，但其实也是打电话的人自己的错。
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讲电话时
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打招呼（“你好”等），然后报名字和公司名称，接着说明你想跟谁讲电话。
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对方为你转接时，耐心等候。你可能会被转接到秘书或部门总机，这时你就需要把第一个步骤再重复一遍。
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如果电话断了，等个几秒钟，再打一次。
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长话短说：大部分的电话在20秒内就可以达到目的，想想20秒内能够做什么事？20秒可以让一个人跑180米，可以让一架飞机飞7.5公里！所以简洁扼要的对话可以帮你及对方节省时间。
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