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在开会中，你什么时候应该发言？
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答案是：你有话要说的时候。绝对不要只为了说话而说话，但是也不要不好意思发言。
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准备好随时即席发言。挑大家对你的想法会感兴趣的时机发言，不要等大家都发言完了自己才发言。在讨论中先发言的成员，往往最先得到大家的尊重肯定，在会议进展过程中也会一直被视为可靠的信息来源。另外一个发言的好时机就是在讨论的最后。这当然还是要视讨论的主题而定，但是如果你的理由充足、证据充分，反而会在最后大家都没话说的时候显得特别有说服力。
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宁愿多发言几次，不要一次就把你想说的话全说完。只说跟当前主题直接相关的内容，不要变成那种喋喋不休的人，从这个想法联想到那个想法，不懂得什么时候该停下来。每次发言说个一分钟就够了，最多两分钟。
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你可能会发现，每当一个人发完言后就会有好几个人同时都想发言，因此你必须懂得掌握时机迅速切入。反应慢一点的成员，可能就一场会开下来根本没机会发言，因为他们没有时时保持警觉。
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当然，这并不表示团队中就不需要倾听的人。专心、积极的倾听者同样有很大的贡献，但如果光是听，你就无法把你脑中珍贵的信息或意见贡献给团队。
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沟通圣经：听说读写全方位沟通技巧（修订第5版） 9.4 主席、记录和成员的职责
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下表列出了会议主席、记录和其他成员的职责。这里的会议不仅指正式的会议，还包括一般的工作团队会议。
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开会前
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开会时
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开会后
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主席
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1. 确定开会时要讨论的事项。
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2. 检阅议程初稿。
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3. 确定成员得知开会的时间、地点、目的和议程。
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4. 确定会议室内准备妥当，如座位安排、资料文件、水等。
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1. 准时开始。
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2. 清楚地简介各主题。
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3. 引导大家有效率地发言讨论。
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4. 维持秩序。
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5. 不时总结讨论的结果。
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6. 有效率地作出决定。
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1. 检阅秘书或记录员写好的会议记录初稿。
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