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开会能带给你不少好处,即使你是学生,这些好处想必也可以从小组讨论或辅导小组中得到:
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从他人的知识和看法中受益;
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从同事的背景和经历中得到许多信息;
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了解和参与将与你的工作直接相关的决策;
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进一步了解可能将与你共事的同事;
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发表你的想法;
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从他人的角度检视自己的看法、信念和态度。
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准 备
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你的第二个责任就是在事前就议题做好充分的准备与了解。准备的过程可能会花去不少时间与精力,但是成员所拥有的信息,最终会决定会议的质量。如果你是学生,那就更要留意这份责任。
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了解“团体过程”
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至于开会本身,了解“团体过程”或“团体动力学”及团体运作的方式,不仅能帮助你培养起正确的态度,同时也能让你成为更出色的参与者。你应该要了解领导者所面对的问题与责任,这样你就更能理解他的领导方式,并通过你的参与协助他达到开会的目标。
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“领导”是一个动态的现象。在一场两个小时的会议中,尽管正式的主席依旧是同一个人,但是可能会时时出现不同的领导者。
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你应该要记住,与你一同坐在会议桌边的每一个人,都是一个与你截然不同的个人。他们每个人都有自己的烦恼、自我中心的思想(但这是我们都应该避免的)、自己的思考方式。因此要成为优秀的会议成员,你还应该不断地观察他人,考虑到他们的动机、偏见、情绪和思考过程。你自己的实际参与则取决于你的沟通技巧。
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优秀会议成员的特质
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考虑到其他人;
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了解互动的过程应该是双向的、弹性的、包容的;
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了解有哪些沟通障碍,并寻求克服这些障碍;
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能更逻辑性、分析性地思考;
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发言清晰、中肯,用大家都能接受的语言;
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知道什么时候适合发言、如何发言,并考虑到开会的空间和地点;
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为了达到团队目标,愿意合作与妥协;
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了解倾听的重要性。
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自我检查
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