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拟定议程和准备相关资料
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议程上每个项目都应该编号。如果后来又需要改变各项目的顺序，主席应该在开会一开始就清楚说明原因。这一点很重要，避免有些成员因为自己关心的议题被延后而感到不满。开始讨论前次会议延续下来的议题时，最好先提一下上次开会的时间和会议记录的编号。如此前后参照非常重要，因为这样一来，大家就可以追溯该议题的发展，避免作出错误的决策，这次开会新加入的成员也可以借此了解之前的发展。
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注明相关的资料也很重要。你可以将其标注在各个项目之下，或是将其列成列表，附在议程的最后面。此外记得，比起平铺直叙的描述，“问题”能够引起更多样的反应，尤其是开放式问题。因此你也可以在议程中纳入一连串细心计划好的问题。
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最后，议程上应该有一项是用来提醒大家决定下次开会的日期、时间、地点。如果这样的会议定期举行，不妨把以后开会的日期都决定好。
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作 业
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制作一个检查表，用来提醒自己拟定议程时要包含哪些项目，又要用什么顺序安排，便于以后为大小不同的各种会议拟定议程。
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议程拟定步骤
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找出上次开会没讨论完的议题。
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从当前的发展和其他成员的反应中，决定有哪些新的事项要讨论。
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选出重要的议题。
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不要把太多议题挤在“续议事项”的大标题下；重要的议题以大标题个别标出，并安排在前面的地方。
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把例行事项放在一开始的位置。
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把重要的议题按照恰当的顺序排序。（见上面的“议程顺序”）
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安排这些议题时，考虑到会议的时限与出席的成员。
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把各项目编号。
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遇到上次开会延续下来的议题，标出上次开会的时间和会议记录的编号。
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议程最后纳入“下次开会日期”一项，确保大家决定下次开会的时间。
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注明此议程还需要或包含哪些额外的资料。
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如果有需要，与主席讨论和确定议程完稿。
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把议程送去打字，或是自己打。
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校对打好的议程。
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附上上次的会议记录，把议程、会议记录和所有相关资料发送给所有应该出席会议的人。
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