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1702595876 拟定议程和准备相关资料
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1702595878 议程上每个项目都应该编号。如果后来又需要改变各项目的顺序,主席应该在开会一开始就清楚说明原因。这一点很重要,避免有些成员因为自己关心的议题被延后而感到不满。开始讨论前次会议延续下来的议题时,最好先提一下上次开会的时间和会议记录的编号。如此前后参照非常重要,因为这样一来,大家就可以追溯该议题的发展,避免作出错误的决策,这次开会新加入的成员也可以借此了解之前的发展。
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1702595880 注明相关的资料也很重要。你可以将其标注在各个项目之下,或是将其列成列表,附在议程的最后面。此外记得,比起平铺直叙的描述,“问题”能够引起更多样的反应,尤其是开放式问题。因此你也可以在议程中纳入一连串细心计划好的问题。
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1702595882 最后,议程上应该有一项是用来提醒大家决定下次开会的日期、时间、地点。如果这样的会议定期举行,不妨把以后开会的日期都决定好。
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1702595884 作 业
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1702595886 制作一个检查表,用来提醒自己拟定议程时要包含哪些项目,又要用什么顺序安排,便于以后为大小不同的各种会议拟定议程。
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1702595888 议程拟定步骤
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1702595892 找出上次开会没讨论完的议题。
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1702595894 从当前的发展和其他成员的反应中,决定有哪些新的事项要讨论。
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1702595896 选出重要的议题。
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1702595898 不要把太多议题挤在“续议事项”的大标题下;重要的议题以大标题个别标出,并安排在前面的地方。
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1702595900 把例行事项放在一开始的位置。
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1702595902 把重要的议题按照恰当的顺序排序。(见上面的“议程顺序”)
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1702595904 安排这些议题时,考虑到会议的时限与出席的成员。
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1702595906 把各项目编号。
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1702595908 遇到上次开会延续下来的议题,标出上次开会的时间和会议记录的编号。
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1702595910 议程最后纳入“下次开会日期”一项,确保大家决定下次开会的时间。
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1702595912 注明此议程还需要或包含哪些额外的资料。
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1702595914 如果有需要,与主席讨论和确定议程完稿。
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1702595916 把议程送去打字,或是自己打。
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1702595918 校对打好的议程。
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1702595920 附上上次的会议记录,把议程、会议记录和所有相关资料发送给所有应该出席会议的人。
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