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找出上次开会没讨论完的议题。
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从当前的发展和其他成员的反应中，决定有哪些新的事项要讨论。
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选出重要的议题。
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不要把太多议题挤在“续议事项”的大标题下；重要的议题以大标题个别标出，并安排在前面的地方。
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把例行事项放在一开始的位置。
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把重要的议题按照恰当的顺序排序。（见上面的“议程顺序”）
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安排这些议题时，考虑到会议的时限与出席的成员。
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把各项目编号。
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遇到上次开会延续下来的议题，标出上次开会的时间和会议记录的编号。
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议程最后纳入“下次开会日期”一项，确保大家决定下次开会的时间。
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注明此议程还需要或包含哪些额外的资料。
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如果有需要，与主席讨论和确定议程完稿。
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把议程送去打字，或是自己打。
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校对打好的议程。
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附上上次的会议记录，把议程、会议记录和所有相关资料发送给所有应该出席会议的人。
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沟通圣经：听说读写全方位沟通技巧（修订第5版） 9.6 会议记录
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正式会议记录范例：
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董事会会议记录
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地点
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瑞斯与格林纳达公司注册地址
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时间
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2011年2月9日星期三早上10：30
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