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推选主席和记录员
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开会通知:由秘书念出(通常只在非常正式的会议上)
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前次开会的会议记录:应已由主席或秘书过目,然后由主席正式签名
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上次会议记录所提续议事项
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收到的信函:由秘书念出
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主席致词
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前次开会未讨论完的事项
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财务事项(总务报告、公布账目等)
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委员会和工作小组报告
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讨论提案:如果可以的话,依照提案人原来的用词公布提案,同时公布提案人和附议人姓名
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其他列在议程上的事项
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下次开会时间
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临时动议(Any Other Business,AOB,或称其他事项):这里应该只讨论小事情,大的议题应该之前就已提出,并移到下次开会讨论
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感谢主席(定期举行的会议上通常不需要)
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主席回复(定期举行的会议上通常不需要)
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主席宣布会议结束
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作 业
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列出工作小组开会时通常会包含的议程项目。
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拟定议程和准备相关资料
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议程上每个项目都应该编号。如果后来又需要改变各项目的顺序,主席应该在开会一开始就清楚说明原因。这一点很重要,避免有些成员因为自己关心的议题被延后而感到不满。开始讨论前次会议延续下来的议题时,最好先提一下上次开会的时间和会议记录的编号。如此前后参照非常重要,因为这样一来,大家就可以追溯该议题的发展,避免作出错误的决策,这次开会新加入的成员也可以借此了解之前的发展。
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注明相关的资料也很重要。你可以将其标注在各个项目之下,或是将其列成列表,附在议程的最后面。此外记得,比起平铺直叙的描述,“问题”能够引起更多样的反应,尤其是开放式问题。因此你也可以在议程中纳入一连串细心计划好的问题。
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最后,议程上应该有一项是用来提醒大家决定下次开会的日期、时间、地点。如果这样的会议定期举行,不妨把以后开会的日期都决定好。
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作 业
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制作一个检查表,用来提醒自己拟定议程时要包含哪些项目,又要用什么顺序安排,便于以后为大小不同的各种会议拟定议程。
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议程拟定步骤
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