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议程最后纳入“下次开会日期”一项，确保大家决定下次开会的时间。
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注明此议程还需要或包含哪些额外的资料。
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如果有需要，与主席讨论和确定议程完稿。
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把议程送去打字，或是自己打。
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校对打好的议程。
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附上上次的会议记录，把议程、会议记录和所有相关资料发送给所有应该出席会议的人。
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沟通圣经：听说读写全方位沟通技巧（修订第5版） 9.6 会议记录
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正式会议记录范例：
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董事会会议记录
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地点
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瑞斯与格林纳达公司注册地址
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时间
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2011年2月9日星期三早上10：30
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出席
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艾许利先生（主席） 格瑞依女士
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库特女士 郎翰先生
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童尔先生 谢登先生（秘书）
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* 格林先生与谢尔顿女士致歉无法出席
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前次会议记录
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2010年8月13日会议记录已由主席过目，并当场签名。
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续议事项
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