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S. Ashley
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2011年2月16日
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如果在会议中作出决策，会议记录中当然就应该记录该决策是如何产生的、最后的决策是什么、谁负责采取什么行动。但是大多数的会议，不管其目的为何，都最好能在记录中记录其会议性质。会议记录追溯委员会的责任，避免大家后来争论到底是什么时候、哪些人讨论和决定了什么。因此，正式的会议和合法注册的组织都需要写会议记录。
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写会议记录通常是秘书的责任，但是不论你是否有这方面的经验，如果哪天秘书不在，或是没有人自愿，写会议记录的责任可能就会落到你身上。
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写会议记录并不简单，但是如果你能掌握下面基本的原则，写起来就会轻松许多。
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如何写会议记录？
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1. 开会前
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（1）找人或找书指导你写会议记录；跟主席确认公司内是否有特定的格式，但是无论如何，熟悉一下会议记录的基本形式。（参见前面的“正式会议记录范例”）
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2. 开会中
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（2）记录开会的日期、时间、地点。
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（3）记下出席者和请假者。
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（4）找出要讨论哪些议题；不妨参考议程。
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（5）按照常规的做法，先处理例行事项，例如上次的会议记录由主席过目和签名、续议事项、收到的信函。
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（6）给每个项目一个简短的标题，标题下简短总结讨论内容、决议结果，及依照决议什么人、什么时候应该做什么事。
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（7）把每个项目编号。
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（8）跟上会议的进度。
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（9）有不清楚或被大家遗漏掉的地方，立刻澄清。
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（10）用做笔记的方式记录，但是不用一字不漏地记，除非有特别需要。
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（11）采用简短清晰的句子和段落。
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3. 开会后
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（12）开完会后立刻撰拟完整的会议记录。
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（13）找另外一个人确认内容无误，而且最好是找主席确认。
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（14）开完会两天内将之打出来，版面要清晰。
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（15）仔细校对打好的会议记录。
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（16）把会议记录寄给所有出席者、请假者，及所有相关人士；有需要的话，寄送编辑过的版本。
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