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1.如果之前已有过通信，提到之前的来信
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2.段落首行缩排，或者是段落之间空行（见图14-2至14-4）
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3.善用标点符号，帮助理解
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4.有需要时，加上副主旨和列表
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5.清晰正确的英文
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凡是有助于对方轻松迅速理解信息，并有助于改善信的整体外观的做法，一般皆可以采用。
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边缘 这里最重要的标准就是整体外观。一般说来，左右两边留个2.5厘米的边缘，看起来就很舒服，但是这也要视信的长度和信头的位置而定。一般机构在其计算机系统中都有现成的样板或事先设计好的版面，方便员工遵守使用。
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行距 几乎所有的英文商务书信都采用单倍行距，段落之间则为两倍行距。但是有些机构则规定，很短的信（像是最多十行）要用两倍行距，边缘也加宽。收件人地址和寄件人地址，则永远都用单倍行距。
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附件 如果信中有附件，会在信的最底端用“Enc.”或“Encs 3”字样表示，或者在正文中提到附件处，在边缘的地方以“/”表示。
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接续页 如果信的长度超过一页，就需要换一页接续下去，但是如果接续页上只会出现两行内容，或是只有结尾敬辞和签名的部分，那你就不应该使用接续页，而应该调整版面，让内容维持在一页之内。接续页上不需要信头，但是应该注明收件人姓名、页数和写信日期，如：
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G Mainwaring & Co Ltd -2- 22 February 2014
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副本 如果要把信的副本寄给第三者，要在信的底端以“copy to”、“copies to”或“c.c”等写法表示，后面则列出副本收件人的名字。
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警告 如果信的内容属机密或私人内容，通常应该在信中的收件人姓名、地址上面和信封上清楚注明：
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CONFIDENTIAL 或 PRIVATE AND CONFIDENTIAL
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PERSONAL 或 PERSONAL AND CONFIDENTIAL
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注意：如果信上标示“Personal”，那么只有信封上的收件人可以拆阅该信。要确保某个特定的人才会拆阅你的信，还有一个方法，就是写上：
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For the attention of：（然后写上对方的姓名和地址）
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沟通圣经：听说读写全方位沟通技巧（修订第5版） 14.12 口 授
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现在的人在工作岗位上大多都有文字处理软件，因此自己的信也应该自己撰写，但是如果遇到出差，又没有笔记本电脑时，有个录音机就很方便随时做记录，或是充分利用等待的空当。不过，很多人即使有秘书和口授设备，还是会尽量避免用口授的方式。
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随着沟通方式越来越先进有效率，我们每个人的工作角色也受到影响，我们需要熟悉这些现代的、越来越普及的电子信息处理设备。在这许多新技巧中，口头沟通的技巧越来越受到重视，因为这是在使用现代设备时不可或缺的，其中以发音吐字清晰、表达精准明确尤为重要。
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因此，不管你现在有没有机会跟秘书口授写信，或是录音口授写信，练习口授的技巧仍有助于你在录音机或语音信箱上留下清楚明确的留言，而且当然也有助于你使用语音输入的文字处理系统。
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准备工作
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“好的口述”，其实就是把“好的文章”大声念出来；“好的文章”，其实就是把“好的想法”清楚表达出来。
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