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换句话说，只要你给自己准备的时间，事先计划好你要说什么，那么最后的稿子是用手写在纸上、用嘴巴念给录音机听或念给计算机听，应该不会有很大的差别。许多人之所以对口授心存恐惧，可能是因为他们不愿意事先仔细计划信息内容，要不就是因为对不熟悉的事物感到害怕。因此，这也是练习的重点。拿个小录音机自己在家练习，直到掌握了停顿和开始的诀窍。
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以下是口授的准备工作：
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准备好自己 把其他的事情都忘掉；清理你的脑袋和书桌，也就是“专心”；把嘴巴清干净，笔、口香糖、甜食，嘴巴里有任何东西，都会影响你说话。
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把资料准备好 就跟你开始写演讲初稿时会准备好资料一样，也就是制作大纲，此一步骤也应该先完成。
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决定优先级 如果你有好几封信或好几个信息要口授，按轻重缓急排好顺序，因为你有可能中间会突然有事必须去做。
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让文字处理人员准备好（可能就是你自己） 给他完整的信息，也许是面对面的，也许是在录音当中。告诉他：
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1.信是要写给谁的
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2.信是谁写的
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如果你需要信件的副本以归档，告诉他：
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1.参考文号
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2.你需要几份副本
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3.这些副本是要给谁的
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如果你需要他去从原来的来信上去找地址等，清楚告诉他哪封信是回给哪封来信的。
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练习口授
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1.用简单的话说。用简短的句子，而且一个段落只有一个主题。
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2.口授时说出标点符号，如“下一段”“句号”“逗号”“缩排”“列表”等。
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3.说话当中自然的停顿，通常表示可以安置标点符号，不过不要做过头。
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4.说话要清楚，并比平常慢一点。说话不要含糊不清，这样打字的人听得辛苦，而且容易听错。但是也不要说得太慢，这样会破坏你自然的流畅度和打字人自然的速度。
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5.如果英语人名、街名、市名和专业用语的拼法不是很普遍，将之拼出来。
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6.如果你突然忘了要继续说什么，就停下来。每个人都会遇到这种状况，所以没什么关系。但是千万不要思路断了，还想办法东扯西扯。
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7.停下来后，把之前录下的内容听一遍，整理好思绪，再继续。
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8.全部录完后，检查一下。你的信息是否清晰、正确、完整、简洁？
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9.不时听听自己以前口述下来的内容。虽然这可能会是一种痛苦的经验，但是唯有如此，你才会进步。
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记住：打字的人打出来的是你说过的话，而不是你觉得自己说过的话，也不是他觉得你想说的话。
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现在看看下面的例子，这封信是真实的例子。你觉得这封信如何？为什么这么觉得？跟你的信比起来呢？你比较喜欢哪一封？你自己希望收到哪一封？
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