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图16-1 信件格式的报告
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图16-2 概要格式的报告
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概要格式
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自我检查
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把下面信件格式的报告（图 16-1：信件格式的报告）改写成 概要格式的短篇报告，也就是加 上分节和标题。然后把你的报告 跟图16-2的例子比较。
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同样，这篇报告也可以以短篇报告加上标题页的形式呈现。报告中有分节和标题，但是依旧包含所有的基本要素。
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你可以看到，同样的信息，可以用不同的格式呈现。概要格式的报告的确能让读者一眼就找到需要的信息。但是，报告里的标题通常不应该显得比内容还要多，而在这个例子也许就有一点这样的倾向。
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混合格式
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把两者折中最好的做法，也许就是采用书信的格式，但是在主体的部分加上几个简单的标题，如“Business Park”（商务园区）、“Proposed Site”（建议区块）、“Staff”（人员）等。这种“混合格式”很常用，因为它基本上就是把信的内容安排得更清晰有组织。不过光是把内容安排好还不够，报告的内容往往比其他书面资料更枯燥，因此其组织结构必须让读者一目了然。有三种主要的方式可以让报告的结构更清楚：分节标题、分段分节和标题编号。以下分别介绍。
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分节标题
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标题对眼睛是一种辅助，对理解也是一种辅助。怎么安置标题，没有唯一正确的方法，但是你可能需要遵守公司或部门内采用的系统。下面是一些基本原则（参看图16-3）：
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标题的样式与大小应该反映出其在报告中的层次。
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不要太花哨：标题的目的是协助读者，不是扰乱读者。
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内文应与标题互相独立，因为标题不是内文的一部分。
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标题如果没有做到明确清晰、点明主旨，就等于没用。
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标题应该以字词或词组表达，绝对不要写成句子。
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标题应该精确但简洁。
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图16-3 英文的各种标题格式
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分段分节
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所有分段、分节的目的都在于分开不同的元素，但同时也把这些元素连接起来。按照逻辑分段是实现前后连贯最主要的方法，但是在节与节之间，不妨加上连接的词句，并不时前后呼应，使读者阅读起来更流畅。
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具有相同功能、但是规模更大一点的，就是“功能性”段落。也就是并不提供额外信息、而是在各节之间用来引介、总结、衔接的短段落。