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文字处理软件中往往有非常多的字体可选用，经验不多的人很容易被“诱惑”，但是请听取专家的建议：一份文件中不要使用太多不同的字体。在一般的商务文件中，用两种不同的字体就绰绰有余了。同样的道理，标题的分层也不要太多，否则读者只会更困惑。另外，标号要有“小数”系统：
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1.1
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自我检查
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一篇报告不管有多短，是什 么样的格式，都应包含哪些元素？报告里最少要有几个部分？回头看图16-1，你答对了没？
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要在会议上讨论报告的内容时，这个系统就特别有用。每一节都有一个数字，因此找起来更容易。比如说，“第3.2.1点”找起来就比“第3节 （b）部分第 （i）点”找起来容易多了。不过如果你的结构很清楚，标题也醒目，要让内容找起来更容易，也可以把每个段落按照顺序编号，也就是“1、2、3、4、5……”这样下去，不管它是大标题或小标题下的段落。
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有些机构就规定，只要是超过两页的文件，都要这样为每个段落编号。
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沟通圣经：听说读写全方位沟通技巧（修订第5版） 16.8 正式的长篇报告
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长篇、正式的报告典型结构如下所示。不过记住，任何种类、任何长度的报告，你都可以视情况采用并调整此结构：
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1. 开端部分（preliminaries）
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· 标题页
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· 授权（职权范围、调查范围、目的）
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· 目录
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· 表格与图解目录（如果有的话）
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· 序言
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· 感谢
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· 摘要
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2. 主要报告（main report）（所有的报告至少包含下列三个部分）
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