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沟通圣经：听说读写全方位沟通技巧（修订第5版） 16.9 内部规定的报告格式
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前面强调过，报告的版面、分节和标题，取决于报告的性质、目的和读者。因此要如何呈现你的报告，你有很多的自由。不过，不用为这份自由感到不安。我们在上面说明过报告的典型结构，目的就是让你有个选择的范围，而且虽然我们用到了一些奇怪的术语（如“职权范围”），你现在应该也知道可以视情况选用更平常的字词（如“目的”）。
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而且许多机构已有现成的版式指引，方便员工为报告（及信件、电子邮件、备忘录等）选择正确的结构和版面。也许你会发现公司甚至都把这些样板储存在文字处理系统里了。
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这种“内部规定”当然非常有帮助，机构也可以借此确保所有的员工都按统一的格式呈现书面资料，但是随着你越来越有经验、有自信，也会发现它的缺点。这种内部规定可能反而是一种限制，使你无法以你觉得最恰当的方式制作文件。因此你要有勇气去问问主管是否可以在某些地方作些调整，以符合报告的目的。但是记住，一定要征求主管的许可：毕竟内部规定存在的目的，就是防止大家“自己想怎么做就怎么做”。
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沟通圣经：听说读写全方位沟通技巧（修订第5版） 16.10 开始写报告
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我们在第1章已经探讨过信息的准备和计划阶段，包括信件、论文、报告和演讲。在开始详细探讨报告的撰写过程之前，我们不妨先复习一下创造书面信息所牵涉到的步骤。特别想想你在开始写任何东西前，应该要先做哪些事。
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自我检查
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继续读下去前，先自己试试在下面这六个标题下列出要问自己的
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问题：
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步骤一：设定目的
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步骤二：研究和收集资料
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步骤三：整理资料，决定大纲
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步骤四：撰写初稿
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步骤五：编辑初稿（批评和检查初稿）
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步骤六：完成报告
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现在，如果你真的要写一篇报告：
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估计你每个步骤需要花多少时间，然后写一个时间表。
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想想你的“职权范围”很清楚吗？
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你真的知道自己在报告里到底要写些什么吗？
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