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沟通圣经：听说读写全方位沟通技巧（修订第5版） [:1702591487]
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沟通圣经：听说读写全方位沟通技巧（修订第5版） 16.13 整理资料及决定大纲：分析和分类
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你可以把从研究过程中得到的主题列在卡片上或纸上，一张卡片或一张纸写一个主题。或者用“思维导图”的方式把各个主题写上去。（见图16-6的思维导图范例）
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利用文字处理软件的“制作大纲”功能列出和移动各主题。
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把这些主题与你的目的和“主旨句”互相对照，尤其注意报告的目标和范围。
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找出整个报告可以自然分成哪些部分，或是看看如何归类各主题，然后把所有的主题分到这些主要的大分类下。如果你是用卡片的方式，就很适合在地板上进行这个步骤。而这些主要的大分类就会成为报告里主要的分节。
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把每个类别“取个标题”，这些标题之后可能就会成为报告里的标题。
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把各个大类别下的信息按照逻辑再“分类”，甚至进一步分到第三层。（见图16-7）
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将这些主分类和次分类按照最恰当的“逻辑”和“心理”顺序排序。（见第1章第8节的“步骤四：决定顺序”）
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“制作大纲”：如果你是用卡片的方式，把大纲写在另外一张纸上，这个大纲就会成为目录的基础。利用不同的字体和空间区分出大标题、中标题、小标题等。
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决定在报告的哪些部分可能需要“视觉辅助”（关于视觉辅助工具的用法详见第11章与第18章）。
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在思考和计划的阶段，你应该把相关的内容归类在一起，为每个类别取个标题，沿着金字塔从下到上，从小分类进行到大分类。在撰写报告 的时候，你应该从金字塔的上方开始，因为读者会希望你先提供一个纵览，然后从上到下，慢慢深入到细节。这也是为什么通常建议在报告 一开始就提供一个摘要，或是把结论和建议的部分移到报告最前面。
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图16-7 作者的大纲：想法金字塔
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沟通圣经：听说读写全方位沟通技巧（修订第5版） [:1702591488]
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沟通圣经：听说读写全方位沟通技巧（修订第5版） 16.14 撰写初稿
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这是打草稿的阶段。忘了眼前那张白纸，开始写就是了！如果你真的不知道怎么开始，逼自己随便写点什么，什么都好。在这个阶段，写得好不好不重要，只要你开始了，自然就会越写越多。
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尽快把初稿写出来，最好是一次就把整篇初稿写好，或者至少一次把一个部分写好。不要担心措辞或风格的问题，也不用担心结构的问题。把这些问题留到之后的编辑阶段。
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这份初稿，不管是手写还是打出来的，最好用两倍行距，而且只写或打在纸的一面，不要用双面。留下足够的空间，方便之后进行补充和编辑。
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1. 撰写前言部分
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说明报告的主题，强调其价值或其他重要的特点，以引起读者的兴趣。
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说明报告的目的，有必要的话加上背景信息。