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把各个大类别下的信息按照逻辑再“分类”,甚至进一步分到第三层。(见图16-7)
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将这些主分类和次分类按照最恰当的“逻辑”和“心理”顺序排序。(见第1章第8节的“步骤四:决定顺序”)
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“制作大纲”:如果你是用卡片的方式,把大纲写在另外一张纸上,这个大纲就会成为目录的基础。利用不同的字体和空间区分出大标题、中标题、小标题等。
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决定在报告的哪些部分可能需要“视觉辅助”(关于视觉辅助工具的用法详见第11章与第18章)。
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在思考和计划的阶段,你应该把相关的内容归类在一起,为每个类别取个标题,沿着金字塔从下到上,从小分类进行到大分类。在撰写报告 的时候,你应该从金字塔的上方开始,因为读者会希望你先提供一个纵览,然后从上到下,慢慢深入到细节。这也是为什么通常建议在报告 一开始就提供一个摘要,或是把结论和建议的部分移到报告最前面。
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图16-7 作者的大纲:想法金字塔
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沟通圣经:听说读写全方位沟通技巧(修订第5版) 16.14 撰写初稿
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这是打草稿的阶段。忘了眼前那张白纸,开始写就是了!如果你真的不知道怎么开始,逼自己随便写点什么,什么都好。在这个阶段,写得好不好不重要,只要你开始了,自然就会越写越多。
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尽快把初稿写出来,最好是一次就把整篇初稿写好,或者至少一次把一个部分写好。不要担心措辞或风格的问题,也不用担心结构的问题。把这些问题留到之后的编辑阶段。
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这份初稿,不管是手写还是打出来的,最好用两倍行距,而且只写或打在纸的一面,不要用双面。留下足够的空间,方便之后进行补充和编辑。
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1. 撰写前言部分
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说明报告的主题,强调其价值或其他重要的特点,以引起读者的兴趣。
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说明报告的目的,有必要的话加上背景信息。
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如果你不打算另外写一篇“摘要”,就简短地总结调查的结果、结论和建议。
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描述调查的渠道和方法。
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说明报告的结构,但如果是短篇报告就不需要了。
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注意:有些人喜欢等到把报告主体和结语部分都写完之后才写前言部分。虽然前言部分会放在报告的最前面,但是等你知道报告里写了什么,再来写前言,往往更容易。不过这样有一个危险,也就是让报告偏离最初的目标,使你必须修改报告的目的。修改目的也许情有可原,但是这要视你的职权范围而定,因此你至少要知道可能有这个危险。
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2. 撰写主体部分
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说明你采用的调查程序。
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分析和阐释调查的结果,暗示可从中得到的推论。
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