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沟通圣经：听说读写全方位沟通技巧（修订第5版） [:1702591494]
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沟通圣经：听说读写全方位沟通技巧（修订第5版） 17.2 备忘录
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备忘录的英文写法“memorandum”，简称“memo”，来自于拉丁文“memorare”（记住），意思就是“要记住的事”。虽然有点过时，但我们直到今天还是不停地在写，只是我们现在通常以电子邮件的形式写备忘录，并称之为电子邮件。不过在今天，备忘录在商务场合中的功能并不只限于提醒，因为它就跟电话一样，已经成为内部沟通的主要途径。备忘录还是保有提醒的作用，因为它有书面沟通的优点，也就是能够提供一个书面记录。备忘录用来传达信息、指示和询问，而较长的备忘录还可以充当报告（见第16章第2节）。顺带一提，在某些国家的官方机构中，备忘录称为“minute”。
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备忘录就是内部使用的信件，可以是电子邮件、打印或手写的。由于备忘录是内部使用的信件，因此跟一般商务信件有几点不同。以下是备忘录的特点：
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称呼和结尾敬辞可以省略，因为一般都可假定对方怀着礼貌的态度。手写或打出来的备忘录不用签名，不过较长的备忘录通常还是会签名。
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如果是电子邮件，通常要在最后打上自己的名字，并在名字之前加个“Regards”等类似的敬辞。
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备忘录上的信息越简短越好，而且只讲一件事情。
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大多数的机构都提供现成的、印好字段的备忘录便条纸，或者是在计算机里存好现成的版式，不过不管是否已经有字段让你填，备忘录/电子邮件的标题通常都包含四个部分：“To”（收件者名字）、“From”（发件人名字）、“Date”（日期，有时候还加上时间）和“Subject”（主旨）。
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有时候还会写上寄件人的办公室号码或部门、传真号码、电话号码和电子邮件地址。
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如果是以电子邮件发送，须在签名下方写上职位及公司、电话号码等。
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图17-1 发给同事的备忘录示例
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自我检查
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你觉得这则信息的语言风格如何？
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你能从中看出发件人和收件人之间的关系吗？
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文字风格
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内部信息该用什么样的文字风格没有绝对的规则，而是取决于几个因素：
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信息的性质 是信息、询问、要求、训斥、道贺，还是……
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信息产生的背景 收件人可能会有的反应、之前发生过什么事、收件人已经知道多少、情况有多紧急、后续行动的优先程度，如例行的、紧急的、危机的、给所有员工下达后续指示等。
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收件人的地位与个性 收件人在机构中的职位、对文字风格与工作方法的偏好与态度、技术或实务背景、教育程度等。
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发件人与收件人的关系 友好、疏远、随和、正式等。如果收件人有好几个人，语气最好客气礼貌。
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作 业
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假设你必须写个备忘录给总经理，因为她说要看看入门培训课程的初步课表。根据上页的信息，写一份备忘录。
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备忘录的文字风格显然并不固定。如果是高层主管下达命令或指示给所有员工，通常会采用非常正式的语言；而如果是匆忙之下留个信息给同事，你可能会采用非常口语的语言，甚至还用到笑话和俚语。写给上层主管时，你在文字风格上会比写给下属时小心。你必须留意别人喜欢什么、不喜欢什么，留意他们对地位、职位等的态度，留意你自己的职位及你与对方的关系。留意各种线索，但是阐释这些线索时要小心。高层主管可能会用亲切随和的口吻留条信息给你，但是如果你也用这样的口吻写回去，他们可能反而会不高兴！如果你在公司里的职位跟总经理比起来还很低，也没跟她见过面，或者只在非常正式的场合见过面，那你的备忘录也许就应像下面这个样子。