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大多数的机构都提供现成的、印好字段的备忘录便条纸，或者是在计算机里存好现成的版式，不过不管是否已经有字段让你填，备忘录/电子邮件的标题通常都包含四个部分：“To”（收件者名字）、“From”（发件人名字）、“Date”（日期，有时候还加上时间）和“Subject”（主旨）。
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有时候还会写上寄件人的办公室号码或部门、传真号码、电话号码和电子邮件地址。
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如果是以电子邮件发送，须在签名下方写上职位及公司、电话号码等。
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图17-1 发给同事的备忘录示例
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自我检查
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你觉得这则信息的语言风格如何？
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你能从中看出发件人和收件人之间的关系吗？
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文字风格
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内部信息该用什么样的文字风格没有绝对的规则，而是取决于几个因素：
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信息的性质 是信息、询问、要求、训斥、道贺，还是……
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信息产生的背景 收件人可能会有的反应、之前发生过什么事、收件人已经知道多少、情况有多紧急、后续行动的优先程度，如例行的、紧急的、危机的、给所有员工下达后续指示等。
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收件人的地位与个性 收件人在机构中的职位、对文字风格与工作方法的偏好与态度、技术或实务背景、教育程度等。
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发件人与收件人的关系 友好、疏远、随和、正式等。如果收件人有好几个人，语气最好客气礼貌。
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作 业
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假设你必须写个备忘录给总经理，因为她说要看看入门培训课程的初步课表。根据上页的信息，写一份备忘录。
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备忘录的文字风格显然并不固定。如果是高层主管下达命令或指示给所有员工，通常会采用非常正式的语言；而如果是匆忙之下留个信息给同事，你可能会采用非常口语的语言，甚至还用到笑话和俚语。写给上层主管时，你在文字风格上会比写给下属时小心。你必须留意别人喜欢什么、不喜欢什么，留意他们对地位、职位等的态度，留意你自己的职位及你与对方的关系。留意各种线索，但是阐释这些线索时要小心。高层主管可能会用亲切随和的口吻留条信息给你，但是如果你也用这样的口吻写回去，他们可能反而会不高兴！如果你在公司里的职位跟总经理比起来还很低，也没跟她见过面，或者只在非常正式的场合见过面，那你的备忘录也许就应像下面这个样子。
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图17-2 写给较疏远的同事的典型备忘录
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这条备忘录的语气就比较客气谨慎，既不过于自负，也不过于谦卑。作者写出确切的日期，避免总经理不清楚“这个培训课程”到底是什么时候举办，并方便她确定自己到底有没有空。
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也许你会想，既然我的职层比总经理低，就不能要求总经理“在……之前”跟我回复。但是因为这则信息是以归纳法组织的，也就是先说明为什么事情有些紧急，然后再要求对方采取行动，因此让总经理知道你何时需要得到答复并不为过。而且“if possible”（如果有可能）这个词也缓和了要求的口气。这暗示你知道总经理还有很多其他工作要处理，但又不能让事情无限期地拖下去。
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沟通圣经：听说读写全方位沟通技巧（修订第5版） [:1702591495]
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沟通圣经：听说读写全方位沟通技巧（修订第5版） 17.3 电子邮件与网络礼仪
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