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电子邮件的优缺点
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严格来说，电子邮件就跟传真一样，只是一种传送信息的方式，几乎所有的信息都可以通过电子邮件传送，如备忘录、信、报告，还有那些成天在发电子邮件的人发来的“让人看不懂的留言”。通过电子邮件传送的信息，依旧应该按照有效沟通的原则去撰拟。但是电子邮件在今天的商务场合上使用得如此频繁，因此它已经发展出自己的特色，有好的，也有坏的。
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优点
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非常便宜，通常只需要市内电话的费用，即使是发到国外。
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你可以一次把信息发给好几个人，费用还是跟发一则信息一样。
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只要对方在线，立刻就可以收到信息。
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通常以纯文本形式传送，不必担心版面、字体等后设沟通因素，只需专心注意措辞。
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由于简单方便，不受时间和时差的限制，因此现在比电话更常用。
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内容可以很简单，也可以附带复杂的文件，例如信件、报告、照片和图片等以前以传真传送的信息。
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缺点
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由于电子邮件具有上述的优点，因此它在今天几乎已达到使用过度的地步：有些人一天可以收到上百封电子邮件！
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不少人太享受电子邮件的非正式性，邮件里有不少拼错和遗漏的字，不仅使对方看不懂，还留下不好的印象！
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无法显示你的语调等，因此容易产生误解，使对方觉得你唐突冒失或蛮横，即使你并无此意。因此，礼貌还是很重要，就跟面对面沟通时一样。
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电子邮件虽然属于书面沟通，但人们往往随兴所至、不加思考就把邮件发出去，结果发出令人后悔或尴尬的内容！
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它的简单方便意味着留言、备忘录和信件的复兴，打电话和面对面的沟通则将日趋式微。不爱成天发电子邮件的人应该不高兴见到这种情况。
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电子邮件刚兴起的时候，美国企业顾问Tom Peters引用美国联合电信（United Telecom）及US Sprint公司老板William Esrey的话说：“电子邮件可以为公司各角落各阶层的员工开启一个‘对话’的渠道。他们会觉得能够直接跟我对话，因此比起把话一级一级往上传，他们说起话来会完全不同。”Esrey甚至鼓励大家不要花时间纠正拼写或其他错误：“我们的想法就是让你轻轻松松地进行沟通。”但是今天想必有不少人会反对他对“正确”所抱持的态度！
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网络礼仪
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电子邮件就跟明信片一样不安全！任何一封电子邮件都有可能被任何人看到，最常见的状况就是人不在，又让计算机屏幕开着。因此，即使你只会把邮件发给特定的人，你还是必须把每封电子邮件都当做公开的文件来撰写。同样的道理，一封电子邮件也可以在写信人未表示许可或完全不知情的情况下，在转瞬之间再转发给任何人，甚至是一大群人，可能会让好几个人丢掉饭碗！你可能可以通过Lotus Notes等系统的“机密”键防止这样的状况出现，但是不要太倚赖这个功能。以下是一些基本的网络规矩：
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绰号、有失检点的语言、个人攻击和抄袭等可能会惹来诽谤、猥亵、盗用版权、欺诈、歧视等控告罪名。
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你也应该知道，通过计算机储存和传送的个人资料，有可能触犯个人信息保护法。
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不要不加筛选地把电子邮件发给一大群人，你的“仅供参考”邮件可能反而是别人的垃圾邮件。
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为了应付信箱里的大量邮件，许多人会只挑从“主题”看来重要的邮件阅读；甚至利用垃圾信件过滤系统，依据邮件的主旨来挑出重要的邮件。所以发邮件时要有选择，写邮件时要有技巧。因此传送电子邮件的关键技巧就是总结的能力──先是在主题这一行，然后是在内文里。
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