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记住，所有用计算机打出来的内容，如备忘录、信件、报告、表格和问卷等，都可以通过电子邮件传送。电子邮件只是一种快速的传递方式，被我们拿来快速发送留言和备忘录。虽然电子邮件已经产生自己的特色，但是使用时还是要谨慎！
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作 业
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选一个你和同事正在从事的项目企划。两人一组，一个当组长，一个当企划管理，想象如果企划管理手下有10个小组组长，每个组长每天会发给他10封电子邮件，那么他每天就要阅读100封相关的邮件！因此现在有垃圾信件过滤系统，依据邮件主题为你挑出重要的邮件。
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企划组长：写5封电子邮件，每封信的英文主题不要超过四个词，中文主题不要超过10个字，目标是使邮件不会被归为垃圾邮件，能够通过垃圾信件过滤系统，被对方阅读到。
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企划管理：根据这些主题决定你要阅读哪些邮件，按照什么顺序阅读。
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如果你们是在团体内进行这个练习，让大家看看邮件的全文，判断企划管理决定的顺序是否恰当？可以怎么改善这些主题？头脑风暴一下，想想可以用哪些不寻常却意义明确的关键词？试着把每个英文主题缩减到一个词，中文主题缩减到五个字。
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作 业
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从报纸或杂志上找一篇文章。把内容用六个（或三个，或一个）项目符号总结出来。再看看文章的标题，把标题改成邮件主题，长度最多四个英文单词。
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沟通圣经：听说读写全方位沟通技巧（修订第5版） [:1702591496]
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沟通圣经：听说读写全方位沟通技巧（修订第5版） 17.4 传 真
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在电子邮件出现之前，传真机恐怕是上个世纪商务用品中最伟大的发明，因为它比邮寄更快速、更便宜、更有效率。就如“传真”字面上的意义，传真依旧是一个快速传送文件原件的方式，如图表、地图、商务文件等。而对许多人来说，比起把文件扫描出来，再以电子邮件传送出去，传真还是方便多了。唯一的限制就是寄件人与收件人的传真机功能（纸张大小等），以及需要在文件上或第一页上加上某种形式的“信头”，见图17-3所示：
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图17-3 典型的传真信头
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寄件人的姓名、机构和传真号码；
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收件人的姓名、机构和传真号码；
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寄件人的电话号码，这样有问题时可以打电话；
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传真的页数（包括信头页），这样对方就知道会收到多少页；
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最好加上一行主题，就跟其他形式的商务沟通一样。
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一则简单的、手写的留言附上一个传真信头，就可以立刻以传真传送，许多文字处理软件也附有传真信头样板，你只需要把内容打上去或写上去，或是把它加到另外一份文件上。
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此外，传真的信息本身就只需要按照信件、备忘录或报告的原则撰写即可，视你要传真的内容是什么。但是请记住，文件从对方的传真机印出来时，什么人都可以看到，所以如果是敏感或机密的信息，就不适合以传真传送。
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尽管传真在今天多被电子邮件所取代，但传真还是很有用，而且对不是整天坐在计算机前的人来说，它的速度与便利仍然无可取代。
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