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为主管准备必要的阅读资料，每花10英镑，有8英镑是浪费掉的。
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虽然这个估计也许有些夸张，但是很多数据，尤其是书面数据，的确没有按照其该使用的方式被使用，而完成这些数据所花的费用远超过数据本身的价值。尤其是随着更先进的信息处理设备出现，机构往往更容易生产各式各样的信息，使得读者见树不见林。因此，信息的生产者（报告的撰写人或演讲人）有义务为读者指出各种信息之间的重要关联，并从所有的信息中挑出对读者有用的部分。在本章，我们会讨论：
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各种呈现统计数据和信息的方式，这样就知道如何从中选择最恰当的做法。
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所传达的信息可能会如何被其呈现方式所扭曲，这样就知道如何避免误导读者，也知道别人有可能会误导你。
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图 表
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图表用来呈现信息。图表使用有方，就可以简化和加快沟通或指示的过程。用于呈现统计数据时，图表通常无法取代文字，但是可以大大减少需要的字数。图表加上简短的文字说明，能够有效协助你的沟通，尽管严格说来，“一图胜千言”的说法并不正确。
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图表是书面或口头文字极佳的辅助。读到“2010年4~8月，复活节彩蛋的需求量增长了2%，之后七个月（2010年8月至2011年3月）增长了4%，但是2011年3~4月之间就增长了9%”这样的句子时，读者很难立刻把这些数字之间的关系吸收进去，如果是听的话就更困难了。但是如果同样的信息用图表呈现出来，读者马上就能清楚看到这些数字的关系（看上面的图18-1）。
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图18-1 简单的图表
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把信息测量出来后以图表呈现，你就能够加强文字的意义。图表、表格都是这样的工具，能让你把数量信息更清晰地呈现出来，方便你的读者比较和对照。图解、图片还能够把抽象的概念具体呈现出来，读者或听众会很高兴你使他们的理解过程变得更轻松，并避免误解。
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图 示
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不管采用哪种视觉辅助，有几点原则是你一定要记住的。视觉图像可以大大辅助文字信息的传达，因此你应该时刻记得考虑采用图示的做法，但是也有些人会做过头，在说明不是特别科技、数量或复杂的主题时，为每一点内容都制作一个视觉图像。唯有当视觉辅助具有清楚的目标，也就是有具体的需要时，或者唯有当视觉辅助能够带来上述优点时，才应该使用视觉辅助。你不应该只为了让听众或读者刮目相看，或是为了让你的报告看起来更“专业”或更“漂亮”，而使用视觉辅助。至于该用哪一种图示方法，你可以问自己：哪一种图示方法，最能够传达出我想传达的信息？
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我们很容易就习惯为某一种呈现方式采用某一种表格，为另外一种呈现方式采用某一种图表，然后只是视情况作些调整。这样的习惯很可能让你忘了去看看有没有其他更好的呈现信息的方式。
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什么才是最恰当的呈现方式，取决于读者、信息的类型（统计或非统计的）及你的目的（对照数字、显示趋势、说明程序等）。你不只要选择最好的图示方式，还要决定这个图示要有多复杂或多简单。这个读者可能在一个图表上看五条不同的曲线就能了解你的意思，另外一个读者可能需要看五个不同的图表才能看懂，因为他没有足够的能力、兴趣或动力去分析一个复杂的图示。图示有以下的优点：
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如果做得美观顺眼，能抓住对方的注意力。
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迅速把最大量的信息传达出来。
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如果不过于复杂，能够加速理解。
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在文字之外增加一些变化。
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简单迅速地呈现出整体趋势。
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方便读者挑出特定的数据。
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方便读者看出关联。
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加强文字信息。
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明显展示出差异。