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(a)“今天”是哪一天?留言上没有日期,麦特不一定知道“今天”是哪一天。如果电话打来那天,麦特一整天都不在,隔天才看到留言,他可能会以为“今天”就是今天,结果错过应该是昨天的约会,然后当天中午到了酒吧却见不到人。再者,“午饭时间”又是什么时候?这还要看史先生和麦特是不是每天都在同一时间用午饭。最后,麦特所有这些疑问都无法得到解答,而且留言上没有签名,他不知道当初到底是谁接的电话。
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电话留言一定要包含留言的日期和时间,以及记留言的人。
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(b)跟上面的留言有同样的毛病。此外,留言上也没写明是留给谁的。留言的内容不够明确,显示接电话的人在电话上没有每个字都听清楚,也没有回头跟打电话的人确认。如果收到留言的人看不懂留言,他可能还会怀疑这则留言到底是不是给他的。他无法跟接电话的人确认(没有签名),也无法跟打电话的人确认(没有名字),最后他只能不理它,然后希望真相会自己水落石出,或者就是打开日程表,开始查每个星期一的行程(他也不知道是哪个星期一)。
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电话留言要包含所有必要的细节。
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(c)是谁打电话来?是什么事情搞定了?假设收到留言的人不久之前才跟道森公司打过电话,请对方额外送个货,那么留言指的可能就是这事。但另一方面,他前天也跟道森打过电话,跟另外一个人谈价格。对方也说会回电,告诉他公司是否接受这个价格。那么这则留言也有可能是指这件事。他别无选择,只能再打一通本来没必要打的电话给道森公司澄清疑惑。这种不完整的留言最糟糕的结果,恐怕就是收到留言的人自动假设留言指的是某一件事,事实却不然。
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永远不要假设收到留言的人知道你指的是哪件事。
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下面这个留言便条格式包含记电话留言时该记下的所有信息,但没有一种便条格式能够保证留言就会被完整地记下来,要记多少信息,还是由你自己决定:
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这段对话也可以如此进行:
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“这里是保罗·杰弗瑞,史隆先生的秘书。你好。”
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“你好,我是派吉公司的崔特。我可以跟史隆先生说话吗?我跟他约了今天晚上在伦敦见面。”
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“他现在在开会,无法接电话,崔特先生。要我留言给他吗?”
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“好。”(崔特快速想了想。)“他说他可能可以去机场接我。请跟他说:曼彻斯特派吉公司的崔特会在晚上6
:27抵达伦敦希思罗机场,航班号码ML-367,第一航站楼。我会等到七点。如果到了七点他没来,我就自己乘车去都铎餐厅,我们订了八点的位子。如果他想回电话给我,我的电话号码是0628 675071,到下午四点我都在。”
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“我跟你确认一下内容,好吗,崔特先生?”(他把留言内容重复一遍。)“对吗?”
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“对,谢谢。”
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“我会尽快转达给他,最晚也会让他今天下午离开办公室前收到。”
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“谢谢,再见。”
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“再见,崔特先生。”
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这段对话里必要的信息提前,使对话更精简。但整段对话无法缩短太多,因崔特必须把所有必要的信息告诉秘书,而秘书必须把留言重复一遍,确定完整无误。
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这段对话和原本的对话最大的差别,就是崔特清楚知道打这通电话会有什么结果,并想好应变的计划。假设秘书确实把留言传达给史隆(而且这个秘书听起来的确有办事能力),那么双方都知道晚上的行程。如果史隆没有收到留言,崔特的应变计划仍旧会奏效,双方最晚八点会在餐厅碰面。所有这些问题都在一通电话中解决,不像原来的对话可能还需要两通电话。这是因为崔特事先就设想过这通电话,知道至少有两个可能的结果:要不就是跟史隆讲到话,要不就是需要留言;并想好应变的计划,这样如果史隆无法去机场接他,双方也不必再通电话;而且所有相关的细节他都了如指掌。这通电话简短、清楚,双方都有礼貌、互相协助,打电话的目的也达到了。多有效率!
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练习6-1
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面谈有一个特定目的,而且是事先计划好,由一方主导的。
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