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（a）“今天”是哪一天？留言上没有日期，麦特不一定知道“今天”是哪一天。如果电话打来那天，麦特一整天都不在，隔天才看到留言，他可能会以为“今天”就是今天，结果错过应该是昨天的约会，然后当天中午到了酒吧却见不到人。再者，“午饭时间”又是什么时候？这还要看史先生和麦特是不是每天都在同一时间用午饭。最后，麦特所有这些疑问都无法得到解答，而且留言上没有签名，他不知道当初到底是谁接的电话。
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电话留言一定要包含留言的日期和时间，以及记留言的人。
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（b）跟上面的留言有同样的毛病。此外，留言上也没写明是留给谁的。留言的内容不够明确，显示接电话的人在电话上没有每个字都听清楚，也没有回头跟打电话的人确认。如果收到留言的人看不懂留言，他可能还会怀疑这则留言到底是不是给他的。他无法跟接电话的人确认（没有签名），也无法跟打电话的人确认（没有名字），最后他只能不理它，然后希望真相会自己水落石出，或者就是打开日程表，开始查每个星期一的行程（他也不知道是哪个星期一）。
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电话留言要包含所有必要的细节。
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（c）是谁打电话来？是什么事情搞定了？假设收到留言的人不久之前才跟道森公司打过电话，请对方额外送个货，那么留言指的可能就是这事。但另一方面，他前天也跟道森打过电话，跟另外一个人谈价格。对方也说会回电，告诉他公司是否接受这个价格。那么这则留言也有可能是指这件事。他别无选择，只能再打一通本来没必要打的电话给道森公司澄清疑惑。这种不完整的留言最糟糕的结果，恐怕就是收到留言的人自动假设留言指的是某一件事，事实却不然。
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永远不要假设收到留言的人知道你指的是哪件事。
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下面这个留言便条格式包含记电话留言时该记下的所有信息，但没有一种便条格式能够保证留言就会被完整地记下来，要记多少信息，还是由你自己决定：
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这段对话也可以如此进行：
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“这里是保罗·杰弗瑞，史隆先生的秘书。你好。”
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“你好，我是派吉公司的崔特。我可以跟史隆先生说话吗？我跟他约了今天晚上在伦敦见面。”
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“他现在在开会，无法接电话，崔特先生。要我留言给他吗？”
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“好。”（崔特快速想了想。）“他说他可能可以去机场接我。请跟他说：曼彻斯特派吉公司的崔特会在晚上6:27抵达伦敦希思罗机场，航班号码ML-367，第一航站楼。我会等到七点。如果到了七点他没来，我就自己乘车去都铎餐厅，我们订了八点的位子。如果他想回电话给我，我的电话号码是0628 675071，到下午四点我都在。”
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“我跟你确认一下内容，好吗，崔特先生？”（他把留言内容重复一遍。）“对吗？”
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“对，谢谢。”
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“我会尽快转达给他，最晚也会让他今天下午离开办公室前收到。”
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“谢谢，再见。”
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“再见，崔特先生。”
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这段对话里必要的信息提前，使对话更精简。但整段对话无法缩短太多，因崔特必须把所有必要的信息告诉秘书，而秘书必须把留言重复一遍，确定完整无误。
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这段对话和原本的对话最大的差别，就是崔特清楚知道打这通电话会有什么结果，并想好应变的计划。假设秘书确实把留言传达给史隆（而且这个秘书听起来的确有办事能力），那么双方都知道晚上的行程。如果史隆没有收到留言，崔特的应变计划仍旧会奏效，双方最晚八点会在餐厅碰面。所有这些问题都在一通电话中解决，不像原来的对话可能还需要两通电话。这是因为崔特事先就设想过这通电话，知道至少有两个可能的结果：要不就是跟史隆讲到话，要不就是需要留言；并想好应变的计划，这样如果史隆无法去机场接他，双方也不必再通电话；而且所有相关的细节他都了如指掌。这通电话简短、清楚，双方都有礼貌、互相协助，打电话的目的也达到了。多有效率！
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练习6-1
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面谈有一个特定目的，而且是事先计划好，由一方主导的。
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