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潘恩一开始先说明“开会目的”，这一点没错，但接着他不问大家问题，反而自己一直说个没停，还详细表示自己的意见和经历，反而无法刺激大家的讨论。
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克里斯提出提议的理由是“为了让大家早点开完会”。这个理由很正当，而且如果主席潘恩知道自己一开始就应该请大家提议，这个提议早就被提出来了。
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“提议”是成员在会议上提出来的行动建议或意见。有人附议后，开始提交大家讨论表决，就称为“动议”。如果会上多数人都同意该动议，它就成为“决议”。在实际运作上，“提议”这个词其实并不常用，因为大多数的提议都已事先经过附议，成为动议。不过如果有人提出提议，但是没有人附议，那该提议就不会被列入讨论。动议的内容应该描述清楚，并采用肯定的说法，许多委员会还要求以书面形式把动议交上来，而且最好在开会前就交上来。无论如何，会议记录应该清楚记下动议的内容，主席也应该时不时就重复一下其内容，这样大家才不会忘了在讨论什么。用肯定的说法也很重要，否则在投票时，赞成某种做法──比如重新采用死刑──的人会发现自己反而应该要投反对票，因为该动议是用否定的说法：“不重新采用死刑。”
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开会时什么时候可以发言，也写在委员会或机构的议事规则里，但是一般说来：成员在得到主席允许时，才可以发言，而且一次只能一个人发言。因此“抓准主席的目光”是个值得训练的技巧。发言的人须起立。这时发言人就有发言权。发言人必须对着主席说话，而不是对会议上任何一个人说话。因此会议上会常听到“主席先生/主席女士”这个词。
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都是跟议事规则有关的词：
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（a）+（d）议事程序问题牵涉到讨论的行为或程序。比如说，你可以提出说发言人离题了，大家没有遵照议事规则进行讨论，或是有人用语不当。我觉得哈洛“提出议事程序问题”的理由很正当，因为在大家还没决议是否要举办出游前，不应该开始讨论出游的地点。不过，要宣布某个做法是“符合”或“违反议事程序”，是主席的责任，因此主席要了解议事规则。
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（b）要求主席回归议事程序──严格来说，要挑战主席，只有两种做法：（一）挑战主席的主持能力；（二）提出主席不信任动议。不过在实际上，一般都会接受主席的裁决，例外的情况很少。
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（c）+ （d）提出内容问题是成员请主席允许进行内容上的纠正，或提供或询问信息。人们常用这个做法取得发言权，因此主席有权将其宣布为违法议事程序。
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（e）修正案是提议改变原来动议的词，也许删掉几个字，也许增加几个字。修正案也必须有人附议，才能开始讨论，而且必须在继续讨论原动议前，投票进行表决。
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主席应该把动议内容清楚地宣读给大家听，确保大家都知道自己到底在表决什么。此外，主席还要了解各种不同的表决方式（不记名投票、举手表决等）及各种表决方式的优点与缺点。
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练习11-1
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磁性板。这样可以用磁铁来代表家具、员工，吸在板子上呈现你建议的空间安排。会议中有别人提出建议时，你可以随时改变磁铁的位置，让大家看平面图。但使用磁性板的问题是你还需要另外把各种建议记录下来，以方便比较。因此不妨把你建议的空间安排事先印出来发给大家，方便开会中和开会后参考。大型挂纸在30人的会议上不是每个人都可以看得很清楚，因此发给每个人一份讲义也许比较合适，不过还是要看情况而定：开会的房间、座位安排、你想让大家看到多精细的程度等。另一个选择就是可以现场打印的电子白板，只是比较昂贵，也比较少用。你可以把平面图画在白板上，然后把完稿印出来。
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讲义。另外把视觉内容印成讲义发给大家，是一个永远值得考虑的做法。不过，发讲义的时机要掌握好：如果早一点发下去，听众有现成的详细资料可参考，但是可能也因此不专心听你演讲；如果太晚或是到了最后才发下去，听众可能会发现自己有些笔记白做了。解决的办法就是在讲解视觉内容时，就告诉听众这张图片最后还会以讲义形式发给大家。
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如果你是右撇子，面对听众时，白板或挂纸应该在你的左边。如果你是左撇子，简报架应该在你的右边。在摆设可移动的白板或挂纸时，显然要考虑到这一点，方便你在讲稿和白板之间自然走动。
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让听众具体看到没看过的东西；为复杂的过程以简单的实例作为比喻；激起兴趣，注入活力与真实感。
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如果你能够在演讲前进入演讲室，最好先在白板上仔细把整个图解轻轻画上。演讲时，讲解到哪个部分时，就把哪个部分描出来。这样听众就不会一开始就被一大幅复杂的图解所吓倒。这个做法要成功，你就必须确定在演讲前有足够的时间把整张图解仔细画好。此外，整张图要画得够大，让最后一排的人也能看清楚。如果你无法事先进入会场，那么可以使用一张大型挂纸。你可以把图解的各部分用便利贴遮起来，然后随着讲解顺序把各部分揭露出来。
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要能够记录讨论的内容，最恰当的工具应该就是简报架加上大量的挂纸。听众的发言可以写上去，写满后可以贴到墙上。要写报纸新闻时，就可以以这些挂纸的内容作为基础。你也可以在讨论中选择恰当的时机在挂纸上画出你准备好的视觉内容。另外一个选择就是传统投影机配合透明投影片或滚动条式透明胶片，用法就跟简报式挂纸差不多，只是不能挂到墙上就是了。
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练习11-2
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用35毫米幻灯片投影机，除非照片存在计算机里，不然就需要多媒体投影机。
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应避免采用两种以上都需用到屏幕的视觉辅助工具，因为这时可能需要移动传统投影机，以免挡住影片或幻灯片，甚至需要白板来看透明投影片。最重要的原则就是事前把一切尽量安排妥当，避免在演讲过程当中还要移动设备或东搞西搞。不过，如果中间有休息时间，你也可以利用这段时间重新安排你的摆设。
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牵涉到动作的过程，最好以影片的方式呈现。如果市面上没有现成的录像带可购买，应考虑自己录制这段影片，尤其如果以后还有机会用到该影片。
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把你自己以防万一带来的备用灯泡换上去。如果还是行不通，给助手暗号，请他去找技术人员，你自己则继续演讲。还是行不通，那就放弃投影片，因为你事先已经想到这个可能性，准备好一个不需要投影片的演讲版本。如果这些视觉内容很重要，听众人数相当少，跟你靠得相当近，墙壁又是空白的，最后的手段就是把投影片举在墙壁上！这也是传统投影机胜过多媒体投影机的一点。
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练习12-1
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