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在机关，写文章、写文件不是少数人的事。从事研究和秘书工作的人员，以及工作在各级领导岗位上的同志更免不了经常起草、修改和审阅文稿。机关公文的水平和质量是机关工作和干部队伍综合素质的重要体现，反映了机关的管理水平和工作成果，也代表机关的形象。可见公文写作和公文处理不是小事，提高文字表达能力不是可做可不做的事情，而是一门必修的课程。
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我开头谈了吴邦国委员长重视文字工作的谈话，实际上这是我们的一个老传统。党和国家领导人历来十分重视公文的写作和使用。我在阅读和学习《建国以来毛泽东文稿》和《毛泽东新闻工作文选》时，印象尤为深刻的是毛泽东同志建国初期主持起草的《中共中央关于纠正电报、报告、指示、决定中文字缺点的指示》和经他修改、审定的《人民日报》社论《正确地使用祖国的语言、为语言的纯洁和健康而斗争》两篇文章。这两篇文章和毛泽东同志的另5篇文章（即《怎样写文章》、《书报上的错误必须更正》、《文章要写得生动和通顺》、《要多分析，不要片面性》、《文章的“三性”和写作方法》），都是关于怎样写文章的，有的我读过多遍，常读常新，受益匪浅，从中懂得了写作的重要性，也体会到一个人练就深厚的文字功底需要付出长期艰辛的努力。
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许多语言文字名家关于怎样写文章的论著和谈话很多，篇篇要言妙道都是这些名家长期文字实践的经验结晶，细细品味使我从中体察到不少为文的诀窍。
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我参加工作以来，经历了几个不同的工作岗位，但多数都与研究和写作有关，都要与文件打交道。特别是近20年来，我在多位领导同志的直接指导下工作，对怎样写文章这个题目的领悟深刻了许多。
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领导同志亲自动手写文章、改文章，既言传又身教，是我学习的榜样。我经常听到领导同志对下面呈送的各类文稿进行评价，发表看法，对文从字顺的好文章给予热情的鼓励和肯定，对内容空泛、不得要领的文章语重心长地加以指正，对粗制滥造的文章给予批评。领导同志把机关公文写作水平和文字表达能力作为干部素质的重要方面加以强调，既关心文件的质量，也很重视作者的写作态度。今天我们重温这些要求，对机关干部的素质能力建设无疑是非常必要的。
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学习写作，起草文件，掌握一些写作的基本知识是必要的，要懂得一些必要的门道、套路，逐渐摸清一些规律，这是不少从事研究、秘书工作的同志的共同经验。
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比如说，公文怎么分类，通用公文、事务性公文、规约性公文三者有什么区别，它们的撰制有什么规范，都要搞清楚。公文不同于文学作品那样的书面文体，到底公文有什么特点，也要弄明白。
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公文具有法定的权威性和行政的约束力。党和国家的方针、政策、指示、命令及法律、法规，都是运用公文来发布实施的，是严肃的具有权威的文体。
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公文具有主旨的鲜明性，一篇公文不论文字多少、篇幅长短、内容繁简，主旨必须是清楚的、完整的，不能虚构，不能夸张，不能含糊其辞，不能模棱两可。主旨鲜明是公文的灵魂，为了把主体鲜明、集中地表达出来，往往要字斟句酌。
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公文的材料讲求真实性，无论是现实材料还是历史材料，无论是理论材料还是事实材料，都要有根有据，既不能夸大或缩小，也不能虚美或溢恶。引文要准确无误，力求写出的每个观点和每句话让别人都问不倒。
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公文还讲求结构的严谨，开头、主体、结尾的写法都有讲究。以主体为例，这部分是叙事说理、提出问题、分析问题、解决问题，比较难写，不仅要做到逻辑严密、层次分明、说理清晰，还要考虑上行、下行、平行三种不同文体的要求。
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公文的语言表达讲求严肃性，格调要庄重，具体表现在公文语言的确切、简明和平实上。
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怎样提高公文写作水平
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上面讲的一些写作基本常识，听起来好像没什么奥妙，实际上做好并不容易。学无止境，写作也是如此。在这里，我想结合我个人从事写作的一些体会和别人的一些经验，就提高公文写作水平问题谈一些意见，与大家切磋和共勉。
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一、文化知识的雄厚积累是写好文章的基础，因此要多读书，读好书，会读书。
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人们常说，书籍是精神食粮，要把读书当做生活的一部分，求知上进，持之以恒，孜孜不倦，养成读书的好习惯。书籍浩如烟海，而我们的时间和精力毕竟有限，要处理好泛与精、博与专的关系。胡绳同志在介绍他的读书经验时说，博和专要结合，在比较集中地攻一门知识的同时，应尽可能广泛地把各种门类的书籍都读一些。
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顾名思义，泛读是指阅读不同内容、不同体裁的书籍和文章，目的在于获取广泛的信息，扩大知识面。有的名家说，应该养成快读的习惯，比如一小时读两万字，大家不妨一试。有的书籍和文章即使浏览一下也是有好处的。世界在变化，国家在发展，知识在不断更新，如果只是整天忙于应付具体事务，不注意学习和补充新知识，不接触新事物，原有的知识不够用，思想观念就跟不上形势，也就谈不上开阔视野。
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我们全国人大机关，不论是搞法律的、搞经济的，还是搞外事或其他方面工作的，都应大力提倡多读书，真正成为“学习型”机关。如果不提高文化素质，孤陋寡闻，我们就很难有大的进步和作为。多读书、勤学习，是提高文化知识水平最好的，也是唯一的办法。
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各个领域的知识是相通的。搞外交的人读一些经济、历史、哲学方面的书，可以从中得到启迪，开阔视野，有助于更敏锐、更全面、更深刻地观察形势，分析形势，高质量、高效率地开展对外工作。我自己就有这样的体会，读点历史书和人物传记有助于增强历史感，从历史演进和时代变迁的对比思考中认识今天，展望明天。
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大家一定会发现，领导人对外活动中精彩的谈话和高质量的外交文件，都是各种知识的有机结合，无不闪耀着智慧的光芒。搞法律的同志读一些有关哲学和逻辑学方面的书有助于端正思想方法，提高理性思维的能力，养成严谨的作风，提高起草法律文件的水平；我们虽不是搞文学创作的，但读一些好的文学作品，如好的散文和报告文学以及诗词等，不仅有助于丰富词汇的积累，而且有益于升华形象思维，提高文字表达能力；我们虽不是从事经济学研究的，但读点经济方面的书有助于了解我国和世界波澜壮阔、纷繁复杂的经济活动。泛读是要花时间的，与日常工作可能会有矛盾，但这并不要紧，因为此种阅读不是硬性任务，因人而异、视情而为就是了，当然，多读一些必定是大有裨益的。
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每个人都有自己的阅读习惯和阅读重点。以我个人为例，过去读过一些大部头的书，现在读大部头的书没有时间和精力，中短篇居多，人物传记和回忆录是阅读重点之一。除外交业务方面的书籍和材料外，也看散文、评论之类。我有几个常读不厌的期刊和专栏，如《作家文摘》、《读者》、《环球时报》、《中国新闻周刊》以及《人民日报》开辟的《思想纵横》、《人民论坛》、《国际论坛》和《北京日报》的《理论周刊》等栏目。人民出版社和党建读物出版社共同编写的《全国干部学习培训教材》前后共出了十多种，内容非常丰富，全部读完有困难，我是有选择地阅读，重点读了《当代世界问题概论》等。中宣部理论局组织编写的通俗理论读物《理论热点面对面》，我初读之后，很受启发。总之，凡有兴趣的东西，我只要有时间就拿出来看看。
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2006年，我阅读了张传玺教授撰写的《新史学家翦伯赞》。翦伯赞先生是马克思主义史学“五老”之一，其学术生涯和革命活动交织。阅读此书，不仅可以了解一位史学大师令人震撼的一生，更难得的是通过对史学研究的了解，认识我国历史演进中的重大事件和经验。此书文笔流畅、生动，结构也很严谨，读起来很舒服，对我的写作有启示和帮助。