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抬头 文件抬头和相关格式很重要，各类公文或规范文件一般都有相应的模板，要把模板搞清楚，不清楚就问相关熟悉的人或者行政秘书，细微处往往见办事能力和工作作风。
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份数 份数可以留些富余，但以符合公司规定和满足实际需要为原则。多出的签章页预留备用，并按照操作规程存放。预留签章的做法必须慎重，弄不好会出纰漏，闹笑话。曾有这样的例子，在发审会环节上发现文不对题，恰因预留印鉴所致。
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签章 分清楚签名或盖章，签名分清是亲笔签名还是人名章。这本来无足轻重，但是监管部门有时会有特别要求，不管有无道理，在规定改变之前，取巧会冒很大风险，不如老老实实执行。
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跟踪 文件起草后，开始履行相关程序。作为起草人或者相关经办人，最大的任务就是跟踪和催促。不要怕烦，也不要嫌繁，不要怕打扰别人，不要怕惊动领导。跟踪的方式就是时刻盯住程序已到哪一步，接着该到哪一步；催问的方式就是发短信、打电话，或者直接通过相关熟悉的人员或领导予以协调、督促。这方面必须主动、殷勤、耐心、不依不饶。
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协调 遇有特殊情况，或流程未必合理，或程序可能通融，或当事人时有不便、事有不巧等，必须进行协调。大的、难的协调工作主要由业务部、投行部或更高级别领导出面，但项目人员自己也要有很强的沟通和协调能力。
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财务 与项目执行相关的财务流程相对简单，日常事务涉及主要是差旅财务报销等内容。这里特别强调，票据要随时清理，报销要及时进行。项目工作必然时时发生费用，打车、吃饭、住宿等，不一而足，要之每次发生费用即专门收集起来，按时间、事件或其他标准分类存放，一事完毕即抽时间处理发票和填报电子单据，不可越积越多，积重难返。为什么提财务报销？因为报销不及时、不准确，在很大程度上会影响公司对项目的财务管理，更重要的是，报销工作有时严重占用员工本人的时间和精力，而且费用核算不清楚、不及时，也会影响项目人员对项目投入产出的体会。
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取件 券商及其他中介的用印文件，监管部门签发的有关文件，只要是盖章原件，一般来说都有其特定意义。不管是项目执行的何种环节涉及取件问题，都要及时并合理安排。仅仅为了一个签字或仅仅为了拿到原件，大老远不计代价地飞来飞去，很不合算。应该统筹考虑，节约人力物力，包括考虑代取、电传、邮寄等方式。
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归档 文件归档要养成习惯，无论是电子文档，还是纸质或其他方式的资料。至于用印文件，更要慎重保存。物有归着（条理），原是训练儿童习惯的常见内容，不过很多成人都未必做得很好。
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印刷
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“印刷”环节有以下若干影响因素。
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这些年的投行一线人员，没有人不对“荣大”这个词感到亲切难忘——“荣大”是北京一家知名的快印店，主要为投行申报材料提供打印服务，号称“券商之家”。那里常常彻夜灯火通明，人影绰绰，各家投行常年有人在那里加班加点，赶制材料。我所经历的投行年会，迄今为止最受欢迎的节目就是改编版的《吉祥三宝》，歌词当中的荣大熬夜场景尤其引人共鸣，感人至深。从另一面来讲，印刷环节的辛苦，不仅在印刷工作本身，而且与项目质量、进度、人员等都有关系，这就是执行效率问题。
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准备 若想提高印刷环节的执行效率，首先要做好打印准备工作，所谓“磨刀不误砍柴工”。准备工作包括多个方面，最重要的是文件内容能否定稿。有的项目在打印环节耗时达一周、两周甚至更长时间，原因主要在于文件没法定稿，而文件没法定稿，原因除了文字材料有待统筹、订正之外，主要是有些实务工作、程序、手续等没有完成，例如发行人无法提供某些需要查证的情况（某些数据、事实等），不能及时履行外部或内部程序（盖章、签字文件）或者中介方面没有完成必要的手续。所以，准备工作重点是根据项目情况，提前做好计划，充分考虑各种影响打印的前置事项。经常发生的情况是，准备工作不到位，为了赶时间或占位子（打印现场亦需预约），提前到打印现场进行统稿工作，同时等待有关程序事项的进展，结果发现一大堆问题，相关工作没法有效衔接，严重影响工作进度。
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整理 所谓“整理”，是按照申报文件的清单，逐项整理相关材料，这是准备工作的小结，整理的结果实际上就是准备工作达到何种状态的标志。一般的做法是把清单打印出来，相关文件进行归类、梳理，存在缺漏、错误或其他需要提醒的问题，以折页、画线、即时贴等一一标注出来，或用文件夹、夹子、别针、订书钉等临时归集、分类，必要时另行在记事本上一一记录。
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原件 原件的保管非常重要。对于特定项目的资料，事先应当确定原件保管人员，工作过程中不断形成或收集的各种原件，必须及时交给——尽量做到“当时”交接和“当面”交接——特定保管人员。从操作规程上讲，必须“当次原件当次归位”，意即，即使申报当时并不需要提供原件，仅是日后需要，这种情况下也必须当时而不是日后补做原件。原因何在？补做的、倒签的文件从形式到内容上都极有可能出现纰漏。最好是列出清单，有了原件即做出标记，类似日记账与分类账，显示有什么文件，何时生成，留存几份，等等，一目了然，便于查找和使用，也便于建立项目档案。
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初印 初印是指哪些文件可以或应当提前打印出来，以供检查、核对使用，而不是作为最终版本。除了签字、盖章页（如有错误当然也须更换），中介制作的文件大多需要打印出来校阅。错误很多、尚未成型的文件，一般在电脑里修改，已经比较成熟但须认真检查的文件，必须打印出来才容易发现细微错误。初印是一个必经的程序，对于保证文件质量必不可少。视具体情况，重要的文件应当多次打印，交叉检查，逐句、逐段进行校对。
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扫描 为方便电子存档以及快速打印，涉及签字、盖章的原始文件，应当扫描下来。扫描的文件可以直接套印页码，方便审核人员查找，而且，有了分级页码，日后查阅也比较方便。扫描工作大多交给打印店专业人员完成，因为涉及一些技术处理，处理后再打印比较美观。
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形式 形式包括多层意思。首先是文件格式，每个文件，尤其是包含图表的文件，一定要注意格式的整齐、简洁、一致、美观。这里能够看出文件制作人员运用各类办公软件的能力，包括美工方面的素养。其次是整体文件格式，包括目录、引注、封面以及每个文件之间的隔页、舌页等是否衔接、配套，打印店的专业人员在这方面要下很大工夫，当然，他们往往积累有相对固定的模板，项目组也可以依据模板进行适当的改良、创新。
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核对 核对是在文件制作基本完成的情况下进行的，不是指在文件制作过程中的核对——实际上，任何文件的制作过程同时也是某种“核对”过程。核对首先是核对文件的必备要素，如招股书、募集书、尽调报告、律师意见、报表附注等，涉及方方面面的监管规定，一定要严格对照格式化的规定，条分缕析地对照、分析，查漏补缺，及时修改；其次要核对文件的内容、观点，实际上是文件内在质量提高的过程，关键是核对观点与依据；最后，还要核对文件格式、目录、清单，力求在外在形式和文件数量等方面不出问题。
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检查 检查是接近尾声的一道工序，与核对的区别在于，核对基本上由项目组或发行人的工作人员进行，而检查则主要是投行内核或质控人员进行。另外项目组相关负责人、发行人相关领导或外部顾问（如外聘的财务、法律、行业等方面专家）也可以阅读文件、检查文件质量，对关键内容的表述或整体文件质量提出意见建议。专职内核人员则根据日常申报类似文件的经验，提出一些有明确依据或没有明确依据、但有经验支撑的修改建议。
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光盘 报送光盘是监管部门通常的要求，主要是为了保存资料，对于项目组、发行人来说也有电子存档的作用。一个项目做完了，保留一些电子文档，相比纸质文件，更加方便查找和利用，对于项目本身日后反馈或其他项目借鉴都有好处。不用说，光盘是等定稿之后再刻，如果自用，不一定搞什么装饰图案，但申报用或纪念用的，还是有必要打印出名称，印制上图标、日期等。
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时间 时间是指打印环节整个时间如何调度和控制。除了前面提到的准备等工作影响打印所需时间外，印刷现场人员分工、打印店相关工作设备、人员、流程如何与材料印制需要相衔接，也非常重要。项目组内部，应当计划好各个具体事项所需时间，安排相应人员进行分头行动，密切配合。同时，注意协调打印店的服务工作，哪些由项目组完成，哪些交给打印店完成，二者之间如何相互照应，都要提前考虑，合理安排，而且要根据实际情况及时调整。
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反馈
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“反馈”是申报材料提交给监管部门后的重要工作内容，反馈问题的次数、反馈问题的多少、反馈问题的快慢、反馈回复的速度、质量等，都影响项目执行效率。以下分别说明与反馈相关的若干因素。
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口头 正式反馈一般是书面的，但口头反馈也比较常见。例如，公司债审核或私募债备案中正式问题，股权融资或者并购重组审核中某些非重点、补充性问题等，都可能采用口头形式。如果是从可靠渠道沟通得到的口头反馈，有时甚至比书面反馈更重要——从口头反馈中有时能够知道项目是不是存在实质障碍。对于监管部门的口头反馈，要在电话或当面交谈时记录下来，把反馈问题整理为书面语言。准确理解口头反馈的内容，穷尽相关问题点，尽量一次性回复清楚。
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书面 书面意见是反馈最常见的形式。目前有关发行审核制度采用书面审，意味着监管部门通常不可能通过现场查看和交流的方式获取问题的答案，他们只是以书面方式提出问题、并通过中介机构的书面回复来了解项目。书面反馈有它自己的套路，每类项目、每种企业应该如何提出问题，大体上有归类。很多时候，反馈问题基本上是格式化的，或者问了又问，发行人和中介机构以为明白无误，或者认为已经重复解释多遍，但审核人员仍然不停追问，这就是书面反馈的缺点。审核员没有亲见，当然感受不一样，这时要站在审核员的角度想一想，怎样才能让其信服，而不能单纯从自己的角度出发想问题。
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