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赫德在1869年发布了30份总税务司通令。它们处理的事情包括：船舶吨位的测量，对钟表所应收取的关税，提供新的贸易季度报表，详细介绍了新的会计制度，管理苦力移民的条例，推行有关海关财产的标准报表，等等。在1873年，海关总税务司通令介绍了新的海关旗帜，规定了如何向海员发布海江警船布告及其具体内容，明确了怎样培训下属，制订了中国船主所有的进口蒸汽船只的船舶规则，以及提供了中文版的货务舱单的标准样式。
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海关总税务司通令是机密的。税务司不能把它泄露给海关以外的任何人，即使在海关内部，它们的传达也是有严格范围的。每个海关都存有一套截至最新日期的通令。详细的索引，使通令能够很容易地被拿来作参考， 也让税务司和帮办们几乎在所有的情境之下都能够有依据地出决策。总税务司通令也撑起了整个海关机构的历史记忆。因为它们是机密的，所以为海关提供了一个清晰的界线，使它与清朝其他的官场和公众分隔开来。总之，总税务司通令可以被视为总税务司最高权威的表达。
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申呈
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申呈（dispatches）是一种较短的文件，用来为某个行动申请授权，或者用于发布指令和通知。赫德主张申呈应以一种标准的形式来发布，规定要用大页纸书写，并在左侧留出空白边缘以作装订之用。每一年都要标记上连续的数字，而且在每年的第一份申呈上，还要详细标注上一年寄出和收到了多少申呈。[56]申呈要以标准的方式折叠，附上摘要，写明收件地址，信封上标明“On Service（公务用）”字样以表明是海关业务的一部分。这些要求确保了申呈不会被丢失，而且它们可以被登记和编入索引，从而能快速查找到过去的某个活动。申呈是机密的，“通事和外班人员不能经手申呈”，而且“雇来负责这类通讯的职员也时而会被提醒，他们被委任的是一项机密的工作，无论是相关主题还是未经授权事宜，既不能与他们的伙伴私下交谈，也不能以任何方式公之于众。”[57]机密性强化了海关与其他官僚机构及商人的分隔，同时也提升了团队精神，至少对于内班而言有这样的效果。
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赫德是个讲究细节的人，他在1868年抱怨说：“很遗憾，我必须要说，要使众多部门遵循一个简单指示，即如何折叠和登记申呈和随函附件，似乎是一件不可能的事 我现在要求你转告你们的部门，如果以后在呈递给总税务司署的文件中发现任何错误，其后果就是那位本应为这份文件的正确性负责的职员的名字，将会被列到其所属职位名录的末尾。”[58]即这些人的定期晋升将会被延迟。
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赫德认为中国的申呈格式要优于西方。1873年，有一份总税务司通令特别提到如何书写申呈，他这样写道：“中国的官方通讯实际上可以被当成范例。它们的两大优点是：每份申呈自身就是一个完美的文件；依照该申呈的目的，每个文件首先都把事件按时间顺序加以排列陈述，接着才是建议或者评论。”[59]
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半官函
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与税务司必须要填写的表格和要寄出的申呈相比，赫德没有为“半官函”（semiofficial correspondence）设定一个特别的格式。它们的性质为“非海关事务，无论将涉及洋人还是当地华人，只要它们需要北京方面的指示或可能引起北京官员的干预者”。[60]税务司们也可以通过半官函对他们在申呈中所提及的行动加以评论或解释。赫德不想处于窘境，即让变成全北京“最后一位知道”口岸发生事情的人。
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半官函在语气上是很个人化的，写得也很直接。它们不用做索引和登记，因此未成为官方记录。虽然赫德保存了他所收到的半官函，但并未对自己发出的半官函保留副本。目前还不清楚半官函是什么时候开始采用的，但在1874年第15号海关总税务司通令中，赫德提醒税务司们说，在发给他们的任命状里有这样一个规定，即“每隔两周就要私下写给我”，并“让我知道有趣的或者重要的事情”。这则通令的要点，就是提醒税务司们不要用半官函来汇报日常事务，因为所有的正式事务都应该写在申呈里，这样即使到了后来也可以追溯。
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1900年之前所写的半官函现存很少，在义和团运动期间，海关总税务司署被焚烧，档案遭到破坏，它所保存的半官函也已丢失。目前，各地海关档案也很少对研究人员开放，所以我们无法看到他们所保存的半官函。到了1900年后，半官函更被视为私人而非海关的财产，结果税务司们在退休或被解雇时，通常都会将之带走。
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然而，我们可以从一封赫德在1867年写给镇江税务司康发达的信中，了解到赫德在采取何种方式给税务司写半官函。虽然赫德在写这封信时，半官函的制度还未正式建立，但从这封信上仍可一窥究竟。当康发达在镇江时，他想制止中国商人从洋商手中购买运照。运照能让洋商的货物在通过内地所有厘卡时，免缴纳任何费用；而中国商人不被允许购买这类运照。在该半官函中，赫德告诉康发达：
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指导你的基本原则：
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1——要明智地记住，在任何国家，把天天都使用的权利给外国人却不给本国人，是一个失策
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2——要铭记，总税务司署致力于成为一个模范机构，对于有问题的事情就不应主动提供协助。如今，当地方官员发现有个本国人为了规避缴纳地方税款，于是雇用外国人通过转口制度来替他运输货物时，他们确实是有权来处罚他。但事实是，这样的处罚很有可能过当或者不符合比例原则。因此，若本地人尽其所能地来抗拒官方的错误，也即官方的行动才造成这个人在他自己国家的地位还比不上一个外国人，就算他用的方法是利用外国人的贪婪来抵制这一税法，这么做是否真不道德也还值得讨论。
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诸如以上信息写入通令是不可能的，却可以放在半官函里。
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半官函不禁令人想起雍正皇帝（在位时间1722-1735年）所创立的宫廷密折制度。当半官函的功能从1900年逐渐明朗化后，[61]它如同密奏制度一样，在总税务司和各地税务司之间建立起了一种私人联结。除了当地的问题以外，税务司们在半官函中还会谈及他们的沮丧与困难，这包括海关政策；并且通常在他们接管某个海关之后，还会议论到他们的前任。因为税务司们不知道他的同事们是如何说他的，只有赫德一人能通读全部信件，所以半官函也就成为一个使总税务司能让税务司们之间相互猜疑，并且阻止他们联合起来反对其统治的好方法。
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表格
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税务司的生活就是不停地填写表格。到了1875年，税务司们有义务呈递不少于20种具有标准化表格的不同报告。大多数是月报，有一些是季报，也有一些是半年报，其余的则是在年末上报。每个月，每位税务司都要上报关于地方事件、海关活动、税收和支出的报告。每个季度，他们要上报一份税收报表、一组账目、一份关于罚没的报告和一份贸易报告。员工的考成报告则每半年上报一次。在年末时，税务司们要填写一份年度预算，一份关于灯塔、浮标和信标的清单，一份年度税收报告，一份年度贸易报表，一份贸易报告，一份文具申请书，一份关于寄出和收到的申呈的报告，还有其他相关报告。除了这些固定的报告之外，赫德也偶尔会要求递交一些特殊的报告，比如关于地方惯例的更改、中国官员所拥有或者包租的轮船、供给申请和联合调查报告等。这是一个庞大的综合数据采集系统。
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这些报告深触到了各个海关的运行问题。赫德在1868年曾经要求税务司们“在一周之内”完成一份各关使用文具情况的表格。赫德想知道需要哪些种类的纸张、信封、登记簿、书信发文簿、钢笔、铅笔、小刀、橡皮、蜡、胶水和墨水等，总共用了多大数量，花了多少经费。[62]“贸易报表”将商品按照大小、样式、颜色和质量来进行分类，其中仅棉货一项，如果没有百余种以上，至少也细分成了数十种类。每月的船钞报表，则要求得到以下信息：有多少“帆船、轮船、江轮和当地民船”驶入港口，有多少吨位，来自哪里，船上挂着何国旗帜，还有它们将要开往哪个港口。[63]
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赫德从1863年开始也要求填报关于海关内班华洋职员的信息。在他所设计的表格上要求填写中文和英文姓名、年龄、国籍、进入海关的时间、目前的职位和薪俸等。[64]内班人员包括税务司、副税务司和头等、二等、三等帮办等职级，而这些信息能帮助赫德评定员工等级。[65]赫德明确了各职级的薪俸，规定了各口岸每个职级中应该有多少雇员。他把这些内班人员规定好以后，其成例也推广到外班。外班的主要职级包括负责监督全体外班人员的头等总巡（1927年后称监察长）；还有职如其名的如在海关验货厂、码头和浮桥上检查货物的验货员；驻守在船上、打击违法装卸货物并监督货物到岸转运的钤子手（1927年后称稽查员）。和内班一样，每个外班职位也被分成若干等级，每一级别规定相应的薪俸。
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为了进一步控制海关雇员，赫德在1868年要税务司们上交一份“你所管理的海关雇员的行为和资格”的年终考成报告。[66]赫德想知道员工在工作中是否准时、仔细和愉快，是否与同事们保持良好关系，是否有好的习惯，在中文学习上是否取得进步，以及是否取得什么特殊的证照资格。他说这么做的目的是“为了使我自己完全地了解每一位海关雇员的优缺点，以便使应得到晋升的人得到擢升”。但并不是所有人都喜欢这样，许多人期望职位仅仅按照“资历”晋升，也即按照在海关工作时间的长短排序。赫德最后做出部分妥协，同意只有一些晋升是以选拔的办法来进行。[67]
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从1873年起，分派在各关的职员名字都被列在了题名录上，每年出版一次。[68]这一开始并非是赫德个人的主意，而是内班人员的建议。它初始的作用只是为了执行权力分层的等级制度，到后来被用来标识新的身份等级。
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赫德的规章、报告制度和种种通讯是相互联结在一起的，并借由这个联结把官僚纪律逐渐灌输到原本可能只是一个松散的组织里。但无论赫德对于惩戒的直觉本能有多么强大，他也意识到规范毕竟有其限度，且地方差异较大。他希望税务司们运用常识：“因为臆测某行动与某个法条的基础原则相违背，就会与原则产生冲突，所以就不采取行动，这是错误的。根据情况而采取特殊行动的事例是屡见不鲜的。”[69]他不要税务司们仅仅成为运转的公务员，而要主动“改善他们的部门，或者在所在的周围地区进行改革”。[70]然而，在赫德鼓励这种主动性的同时，他也坚持税务司们要随时让他知道。他说“我不愿意为被蒙在鼓里的行动负责”。海关职员为了升职和晋升到税务司的职位，向领导人展现常识和主动性以便留下好的印象是非常重要的。反过来，这也加强了总税务司对海关的统治。
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