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诊断自己的时间使用情况之后进行谨慎的自我时间规划,良好的自我时间规划是进行时间管理的核心,华为人在进行个人时间规划的时候,一般分为五个步骤:
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收集任务
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把所有的任务收集起来,事无巨细,无论大小,只要是未完成的任务或者将要执行的任务统统收集起来,一一罗列下来,登记在电子表格中。
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整理任务
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定期把任务整理分类,根据任务的难易程度区分开来。把相同性质的任务、琐碎的任务划分在一起,节省时间。对于不能立即完成的任务,要合理规划,搜集资料,认真分析,不能放弃,对于可以轻松完成的任务要及时去做,不要拖延。
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管理任务清单
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任务清单罗列出来以后,把需要自己亲自去做的任务和可以交代别人去做的任务标记好,特别是管理者,要把时间和精力放在管理和决策上,这样才能有效地提高效率。
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定期检查
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华为员工每周定期检查自己的任务清单,并且及时更新,同时对接下来的任务进行合理规划,明确自己的任务,确保自己的时间合理利用。
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开始行动
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准备就绪之后,根据任务清单上的任务和自身的条件决定首先执行哪项任务,然后再对清单上剩下的任务逐一开始执行。
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哪些任务的完成时间还可以缩短?哪些任务是浪费时间?哪些任务可以取消?这些都可以从时间记录表格上反映出来。
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学习华为员工记录时间使用情况的方式,来帮助自己诊断时间使用的情况。不同性格的员工有不同的记录习惯,每个人都可以根据自己的习惯来记录自己一周的时间使用情况,并且针对自己的使用情况进行分析和反省,有效地管理自己的时间,提高自身的工作效率。
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2.用明确的目标催生行动力
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一个明确的目标是企业成功的开始。科学地制定目标除了可以激励员工完成工作以外,还能保证企业长期稳定地发展。然而很多时候,员工常常不清楚自己应该做什么、怎么样去做、什么时候做,最后导致工作常出现延误的情况,企业的发展也受到了影响。
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华为的发展史就是一部危机管理史,在这部危机管理史上,华为公司曾经面临一次很严重的公关危机。21世纪初期,很多企业为了走向国际全球化,渐渐把市场的重心转移到国外,华为公司为了在这场竞争中获得先机,同样接下了欧洲某企业关于合作研发新产品的订单。新产品由华为和该企业共同设计研发,华为负责生产,但是新产品的研发和试产需要大量的设备和作业人员,以及熟练的研发技术。由于当时生产厂家设备的不稳定,以及技术人员的操作不够熟练,加上原材料的采购周期太久,试产又需要一步步仔细测量,导致新产品的订单往往不能按时交货,出现了延迟交货的问题。
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这些问题导致欧洲企业的不满,甚至引起该企业高层的注意,开始质疑华为公司的效率以及管理能力。华为为了维护客户关系,紧急制定了一系列的阶段性目标。邀请该企业CTO到华为总部考察,采用VIP级别规格,并要求至少一名华为高层进行接待,从相关部门严格挑选经验丰富的公关人员,无条件配合客户,尽力挽回与客户之间的合作关系。
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想要合理控制时间,提升准时交货的效率的首要条件就是要有目标完成工作。没有一个明确的目标是时间管理的第一大忌,因此为了避免问题的滋生,确保每个项目能够顺利准时地展开,就要准确把握目标的管理,让工作更有效率。
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SMART原则是华为内部员工最常用的一种目标管理法宝。由Specific、Measurable、Attainable、Relevant、Time-based五个词组组成。
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S即specific,代表具体化的,指目标要明确,不能笼统。
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1.明确的目标:制定一个明确的目标,是华为成功的一个重要因素。制定目标之前,要先明确目标的目的、目标实行的前提条件、目标实行的具体对象,以及目标具体的操作方法等。
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2.合理的执行时间:依据华为的环境和条件,考虑现有的资源和人员,确定目标执行的起始时间,确保能在期限内圆满完成任务。
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3.合适的地点:根据目标的轻重缓急、所需的人员数量、工作的强度和难度,来选择合适的执行地点。
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4.合适的人员:根据目标的执行力度,分析目标所涉及的相关人员,在工作人员的选择上要严格谨慎。
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5.为什么这样做:在制定目标之前,华为人都会思考为什么这样做?这样做的理由是什么?有什么好处?执行目标之后,是否可以达到我们设想的结果?
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